Persönliches Changemanagement – raus aus der Komfortzone – leichter gesagt als getan
Andere Menschen haben ganz oft viele schlaue Tipps auf Lager:
- „Mach dich doch mal locker; du nimmt immer alles so persönlich.“
- „Du musst einfach mal über deinen Schatten springen.“
- „Es kann doch nicht so schwierig sein, dem mal zu sagen, dass du das nicht möchtest.“
- „Dass du aber auch immer pingelig sein musst. Lass doch mal fünf gerade sein.“
Was Sie jetzt bei Ihren geschäftlichen Weihnachtsgrüẞen in Zeiten von Corona beachten sollten – mit Mustertext
Neulich erhielt ich diese E-Mail eines Kunden:
Sehr geehrte Damen und Herren, wieder einmal neigt sich ein arbeitsreiches Jahr dem Ende zu. Deshalb haben die Unternehmen der Firmengruppe Wichtig in der Zeit vom 24.12.2021 bis zum 07.01.2022 Betriebsruhe und unsere Mitarbeiter befinden sich im wohlverdienten Weihnachtsurlaub. Aus diesem Grund sind während dieser Zeit unsere Buchhaltung und die Rechnungsprüfung nicht besetzt. Folglich kann in dieser Zeit keine Bearbeitung Ihrer Rechnungen erfolgen. Wir bitten daher um Vorlage Ihrer Rechnungen bis spätestens 07.12.2021, damit eine fristgemäße Bearbeitung gewährleistet werden kann und eine Zahlung in diesem Jahr möglich ist. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit möchten wir uns herzlich bedanken. Wir wünschen lhnen ein frohes Weihnachtsfest und ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2022. |
Zeitgemäẞ und aktuell? Weit gefehlt! Altmodische und umständliche Formulierungen sind weit verbreitet
„Kann man das so schreiben?“ fragen mich Teilnehmerinnen und Teilnehmer immer wieder. „Oder ist das falsch?“. Nein, falsch sind die meisten Formulierungen nicht; und ja, man kann das so schreiben. Das tun die meisten. Es ist nur nicht sonderlich schwungvoll, frisch oder ansprechend. Man kann es auch anders formulieren: Langweilig.
Cleveres Officemanagement – vielleicht geht das wieder weg
Bei „modern“ denke ich immer an einen Trend, der wieder verschwindet. Der Trend Digitalisierung verschwindet jedoch nicht mehr. Und deshalb stehen Sie als Assistentin vor den größten Herausforderungen, seit es keine Schreibmaschinen mehr gibt. Junge Assistentinnen haben die Dinger noch nie gesehen, geschweige denn, dass sie sie bedienen könnten. Das ist ein bisschen lustig und sollte uns alten Hasen gleichzeitig zu denken geben. Ich schätze, da kommt noch jede Menge auf uns zu.
Wenn Chefentlastung funktionieren soll, müssen Sie reden
Mein Chef rief mir früher öfter aus dem Nachbarraum etwas zu, delegierte etwas an mich, wollte eine Information oder bat mich um einen Gefallen. Da ich das Rufen durch die Wand unangenehm fand, bin ich jedes Mal, wenn ich meinen Namen hörte, aufgestanden und zu ihm gegangen. Das habe ich mehrmals am Tag gemacht. Heute heißt es ja, Sitzen sei das neue Rauchen; also könnte ich ihm dankbar sein, dass er mich in Bewegung hielt. Genervt war ich trotzdem.
Als wenn Chefentlastung so einfach wäre …
Vor einiger Zeit fragte mich jemand „Was bringen Sie denn Sekretärinnen bei? Wie man guten Kaffee kocht?“ Meine Antwort auf diese Frage verheimliche ich Ihnen hier; vielleicht verrate ich sie Ihnen, wenn wir uns zum nächsten Seminar, vielleicht „Wirkungsvolle Chefentlastung“ persönlich begegnen. Aber seien Sie versichert: Meine Antwort saß. Der Typ war ruhig.
Wirkungsvolle Chefentlastung ist mehr als freundlich grinsen und Kaffee kochen
Chefentlastung ist nicht das, was es mal war
„Früher“ was alles anders. Sagt man so. Und: Was die Arbeit im Sekretariat angeht, stimmt das. Das fängt schon damit an, dass es heute „Office“ heißt. Und der Vorstandsvorsitzende ist jetzt ein CEO. Die Sekretärin ist jetzt eine Assistentin und wenn man es genau nimmt, genderneutral, die Assistenz. Sag ich doch: Früher war alles anders.
Und da sich so viel verändert hat, funktioniert auch Chefentlastung heute ganz anders. In Zeiten von Online-Meetings und arbeiten aus dem Homeoffice ist es noch schwieriger als ohnehin, sich abzustimmen. Viele Chefs haben selbst so viel zu tun oder sind gar überlastet, dass sie entweder keine Zeit haben oder sich nicht die Zeit nehmen, sich mit ihrer Assistentin abzustimmen.
Dass sie Unterstützung brauchen, ist ihnen klar. Nur, wie diese aussehen könnte, das wissen sie nicht. Aber dafür gibt es ja Sie.
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Manchmal scheint es so, als wäre die schriftliche Kommunikation nicht mehr von Bedeutung. WhatsApp-Nachrichten und E-Mails fehlen die Anrede, sie sind voll von Abkürzungen; kaum jemand scheint sich noch Mühe zu geben. Oder?
Und das ist der Augenblick für Sie zu punkten. Als Assistenz sind Sie oft die erste Anlaufstelle für Kunden und Geschäftspartner. Mit einer gelungenen, respektvollen und zeitgemäßen Korrespondenz punkten Sie - für sich und für Ihr Unternehmen.