„Meine Assistentin schreibt ihre To-dos auf einen Block und dann vergisst sie Sachen“, erzählte mir letztens ein Chef, der sich selbst digital organisiert und schon lange nichts mehr auf Zetteln oder Blöcken notiert. 

Spätestens jetzt – dachte ich – haben die meisten Assistentinnen auf digitale Chefassistenz umgesattelt. Weit gefehlt. Der gute alte Block liegt immer noch auf dem Schreibtisch – bei den meisten. Das ist zumindest das, was die Assistentinnen mir in meinen Trainings erzählen.

„Ich schreibe das auf einen Zettel und wenn es erledigt ist, schmeiße ich den Zettel weg; das ist ein super Gefühl“, erzählte mir neulich eine Assistentin stolz.  

Retrotechniken sind wie Retrofilme

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Die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung sind heute sehr unterschiedlich.

„Früher“ ähnelten sich die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsführung. Heute ist das Profil – je nach Unternehmen – sehr unterschiedlich. 

Denken wir einmal 25 Jahre zurück: 

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Im Augenblick bekomme ich täglich E-Mails von Unternehmen, die hoffen, mich bald wieder bei sich begrüßen zu dürfen. Wenn ich mit dem Lesen der E-Mail beginne, weiß ich schon, wie die E-Mail endet. Sie endet IMMER mit „Wir freuen uns, Sie bald wieder bei uns begrüßen zu dürfen.“

Ich finde diesen Satz ausdruckslos, langweilig, abgegriffen. 

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Es gibt einen Satz, den ich in meinen Seminaren garantiert IMMER höre. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, sagt mindestens immer eine Teilnehmerin in meinen Seminaren und Webinaren. Und zumindest eine andere sagt „Mein Chef möchte das ausgedruckt haben“. Die anderen Teilnehmer nicken dann in der Mehrzahl zustimmend.

Es gibt reichlich Rituale, die wir Menschen hegen und pflegen. E-Mails auszudrucken gehört dazu. Es handelt sich bei Ritualen um lieb gewonnene Angewohnheiten, von denen wir überzeugt sind, dass es genau so funktioniert und sein muss und nicht anders. Rituale geben Sicherheit und Geborgenheit. Für Kinder ist das besonders wichtig. Erwachsenen helfen Rituale ihren Alltag zu bewältigen. „Ich muss das ausgedruckt sehen“, ist schon mehr ein Glaubenssatz denn ein Ritual.

Und: Erwachsene dürfen ihre Glaubenssätze neu definieren, oder? 

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Eine Floskel, die mir am meisten missfällt, ist „Na, alles gut?“ Da könnte ich steil gehen. Tue ich nicht. Ich atme und frage dann häufig „Was genau ist Ihre Frage?“. Und alle, die in der letzten Zeil mal bei mir im Training waren, wissen, dass ich darauf durchaus unterschiedliche Antworten erhalte.

„Und, alles im Griff?“, ist irgendwie ähnlich. Und doch anders. Mein neues Training heißt so. Darin dreht sich alles um das E-Mail- und Aufgabenmanagement. Denn, wenn Sie das beherrschen, haben Sie wirklich alles im Griff. Ja, okay, da sind noch der Chef und die Kollegen …

Ich frage mich manchmal, wie ich in meiner Zeit als Assistentin meinen Job erledigen konnte. Damals steckte das Internet noch in den Kinderschuhen und es hagelte nicht jeden Tag 40 E-Mails. Alles entspannt! Dafür war ich ausreichend mit Kopieren, dem Ablegen von Papier und sogar noch mit dem Tippen auf einer Schreibmaschine beschäftig. Sehr lustig. Ich kenne sogar noch Tageskopien. Die Jüngeren unter Ihnen fragen sich zurecht, was das ist. Vergessen Sie es am besten schnell wieder! 

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„Was haben Sie Ihrer Chefin darauf geantwortet?“, frage ich eine Teilnehmerin im Online-Training.

„Also, ich will mal so sagen, wir sehen uns ja nicht oft. Und an dem Tag wollten wir uns eigentlich sehen, aber dann hatte sie kurzfristig entschieden, im Homeoffice zu bleiben. Ich sag mal, wenn wir uns öfter sehen würden, dann …“

„Was haben Sie Ihrer Chefin darauf geantwortet?“, wiederhole ich meine Frage.

Ich wollte dann kein drittes Mal fragen, den anderen Teilnehmerinnen dauerte das ganze „Prozedere“ vermutlich sowieso schon zu lange.

Solche und ähnliche Situationen erlebe ich oft im Seminar. Ich stelle eine sehr klare Frage und bekomme keine oder eine sehr umständliche Antwort der Teilnehmerin. Nicht selten wiederhole ich meine Frage, damit ich ihr bei ihrem Thema weiterhelfen kann.

Viele Frauen reden um den heißen Brei

Füllwörter, Langatmigkeit, Weichmacher – damit rauben Sie Ihren Worten Wirkung und sich selbst die Überzeugungskraft. 

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Es gibt Seminare, die heißen „Modernes Office-Management“. Auch eines meiner Trainings ist so betitelt. Und während ich mir die Inhalte des Seminars durchlese, überlege ich, ob Sie als Sekretärin/Assistentin hauptsächlich das Office managen, also das Büro organisieren.

Wenn Sie den englischen Begriff „Office-Management“ nämlich ins Deutsche übersetzen, finde ich, dass das „Büro organisieren“ nicht wirklich die Tätigkeiten trifft, die die meisten Assistentinnen täglich verrichten oder die Herausforderungen korrekt bezeichnen, denen Sie sich gegenüber sehen.

Vielmehr jonglieren Sie als Assistentin aus meiner Sicht auf ganz vielen Ebenen und sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber.

Die Chefin – der Chef

Es gibt Assistentinnen, die eine wunderbare, offene Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten pflegen. Das Verhältnis ist geprägt von gegenseitigem Respekt; Probleme, sofern es welche gibt, werden offen angesprochen. 

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