Viele Chefs haben keine Ahnung, was ihre Assistentinnen den ganzen Tag so machen. Ihr Chef auch nicht? Wissen Sie denn, was Ihr Chef den ganzen Tag so macht, womit er sich beschäftigt? 

Zu einer wirkungsvollen Chefentlastung gehört, dass Sie beide – Chef/Chefin und Assistentin – an einem Strang ziehen. Sie sollten die gleichen Prioritäten haben, die gleichen Ziele verfolgen.  

Doch der Informationsfluss zwischen diesen beiden Menschen ist nicht immer so, wie er sein sollte. Viele Chefs sind so häufig in Meetings, dass keine oder kaum Zeit bleibt für Rücksprachen. Einen regelmäßigen Jour fixe haben viele Assistentinnen schon lange nicht mehr. Dafür sitzt der Vorgesetzte aber mit seinen Mitarbeitern zusammen – die Assistentin hat das Nachsehen. Was können Sie also tun, um die Informationen für Ihre Arbeit zu bekommen, die Sie benötigen. Wie bekommen Sie Ihren Chef dazu, sich wieder regemäßig mit Ihnen zusammenzusetzen?

Es sind oft nur die Kleinigkeiten, die eine wirklich wirkungsvolle Chefentlastung ausmachen. So erzählte neulich eine Teilnehmerin, dass sie nach meinem Chefentlastungstraining die E-Mails ihres Chefs ganz anders bearbeiten würde als zuvor. Eine einfache Idee, die ich im Seminar mit ihr geteilt hatte, hatte den Chef so entlastet und begeistert, dass er ihr gleich das nächste Training genehmigt hatte. Sie ist jetzt immer top informiert und er fühlt sich wirkungsvoll entlastet.

Der E-Mail-Management-Tipp

Ich habe ihr gezeigt, wie sie direkt in den Betreff einer E-Mail hineinschreiben kann, ohne die E-Mail zu öffnen. Wenn sie also im Betreff schreibt, was sie mit der E-Mail gemacht hat oder der Chef damit machen soll, vervielfachen die beiden ihr Arbeitstempo und vermeiden Doppelarbeiten. 

Selbst wenn Sie und Ihr Chef schon ein gutes Team sind, gibt es, so meine Erfahrung, immer wieder Hebel, an denen es sich anzusetzen lohnt.

Keine gute Organisation ohne gelungene Kommunikation

Meine Devise lautet: Sie können nur dann gut mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef zusammenarbeiten, wenn Sie auch gut miteinander kommunizieren. Sie sollten wissen, wie Sie Ihren Chef von neuen Ideen überzeugen und wie Sie schwierige Themen diplomatisch ansprechen, damit Sie dauerhaft gut miteinander zurechtkommen.

Mein Tipp für einen besseren Informationsfluss

Wenn auch Sie den Eindruck haben, dass Ihr Chef keine Ahnung hat, woran Sie den ganzen Tag arbeiten und wie aufwändig bestimmte Aufgaben sind, dann sagen Sie es ihm. Sagen Sie ihm, während Ihrer Rücksprache, was Ihre Prioritäten an diesem Tag sind. Und fragen Sie ihn, womit er sich gerade schwerpunktmäßig auseinandersetzt, wenn Sie es nicht ohnehin schon wissen. So können Sie Ihr Prioritätenmanagement optimieren und Ihren Chef besser unterstützen. Selbst Anrufer können Sie besser „einfangen“ und sie dazu bringen, mit Ihnen, statt mit Ihrem Chef zu reden, wenn Sie wissen, „was gerade Sache ist“.

Mein Chefentlastungsseminar liefert Ihnen viele praktische Ideen für eine wirkungsvolle Chefentlastung, die funktioniert. Lernen Sie, Ihren Chef noch besser zu verstehen und werden Sie die Assistentin, die er sich wünscht. 

Das nächste Training findet vom 5. bis 6. März 2020 in Düsseldorf statt.

Lesen Sie hier alle Details zu diesem zweitägigen Training: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/wirkungsvolle-chefentlastung.html

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Wirkungsvolle Chefentlastung

5. bis 6. März 2020 in Düsseldorf 


Moderne Korrespondenz

17. März 2020 in Frankfurt 


Psychologie im Office

18. bis 19. März 2020 in Frankfurt


Everybody's Darling - und ich bin trotzdem nicht der Depp

23. März 2020 in Kampen/Sylt 


Sylter Chefassistenztage

24. bis 25. März 2020 in Kampen/Sylt 


Chefassistenz auf Augenhöhe

31. März bis 1. April 2020 in Berlin 

Aktueller Blogeintrag

Modern muss nicht gut sein, kann es aber

Mich haut es gelegentlich aus den Socken, wenn in Office 365 wieder irgendetwas aktualisiert wurde und ich denke „Nä, das geht auch?“. 

Dass sich technisch gerade unglaublich viel tut, ist wohl niemandem entgangen. Man kann das mitmachen, muss man aber nicht. Aber auf die ganzen digitalen Angebote zu verzichten, die uns unsere Arbeit erleichtern, wäre ganz schön nachlässig. Und trotzdem höre ich immer wieder „Man muss nicht alles mitmachen.“ Nein, das muss man nicht. 

So habe ich früher gearbeitet

Vor etwa 25 Jahren habe ich meine To-dos auf Papier festgehalten. Auf einem Block, in dem ich die Seiten vor- und zurückschlagen konnte, stand, was ich zu tun hatte. Ich habe auch Aufgaben, die ich am Vortag nicht geschafft hatte, auf den nächsten Tag „übertragen“, also sie nochmal hingeschrieben. 

Machen Sie das noch? Wenn ich die Frage im Seminar stelle, bleiben zuerst alle Hände unten. Wenn ich nochmal frage, gehen die ersten Hände in die Höhe – heißt: „Ja, ich arbeite noch wie vor 20 Jahren“.

Retrotechniken sind weit verbreitet

Wenn Sie das auch noch tun, ist die gute Nachricht: Sie sind nicht allein. Viele andere Assistentinnen setzen immer noch auf Retrotechniken. Klar können Sie das machen. Aber ganz ehrlich: Das ist ein wenig so, als würden Sie lieber mit dem Pferd zur Arbeit reiten, statt den Wagen zu nehmen. 

Was mache ich, wenn …

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