Modern bedeutet „in“. Das trägt man jetzt, das macht man jetzt. Wenn es danach ginge bei moderner Korrespondenz, wären unsere E-Mails und Briefe voller Fehler, Abkürzungen und Grammatikfehler. Denn das macht man jetzt so. Allerdings nicht in E-Mails, sondern im Netz. 

Nur, was man im Netz macht, schleicht sich auch schnell in die normale schriftliche Kommunikation ein. Intern schreiben viele schon nicht mehr „Viele Grüße“, sondern einfach nur „VG“. Tja, die Anschläge spart man sich. Das ist ein bisschen wie im wirklichen Leben: „Ich wünsche dir ein schönes Wochenende“, sage ich. „Dito“, sagt mein Gegenüber. Vielleicht ist das heute so. Muss es aber nicht sein.

Nutzen Sie die allgemeine Oberflächlichkeit für sich 

Die allgemeine Tendenz, Wörter abzukürzen, nicht mehr in ganzen Sätzen zu kommunizieren und die Rechtschreibung und Grammatikregeln konsequent zu ignorieren, ist Ihre Chance, mit ganz einfachen Mitteln zu punkten. Sie schreiben in ganzen Sätzen, kürzen nichts ab und halten sich an die Regeln. So einfach kann es gehen.

Begeisterung funktioniert anders

Es gibt nur noch eine Hürde zu nehmen, wenn Sie beeindruckende Briefe und E-Mails schreiben möchten. Da reichen Subjekt, Prädikat und Objekt nicht. Sie brauchen Alternativen für die Floskeln, auf denen wir uns seit Jahrzehnten ausruhen. Mit „Vielen Dank für Ihre freundliche E-Mail“ holen Sie auch schon keinen mehr hinter dem Ofen vor. Und gerade bei kurzen Texten ist es schwierig etwas Geistreiches zu schreiben. Überhaupt ist der Einstieg in eine E-Mail schwierig, oder? Finde ich auch.

Weshalb ist der erste Satz eine Herausforderung?

Das ist wie im richtigen Leben: Sie werden mit einer Ihnen unbekannten Person bekannt gemacht. Was sagen Sie? „Freut mich“. „Dito“, sagt der andere. Das ist wenig inspirierend und so geht es Ihnen mit dem Einstieg in Ihre E-Mails auch. „In der Anlage übersende ich Ihnen“ ist wirklich kein Brüller. Und mit „Für Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung“ machen Sie endgültig den Deckel drauf.

Sie möchten Floskeln vermeiden? Sagen Sie, worum es geht

Die ganzen Floskeln, die wir verwenden, gibt es nur, weil wir nicht präzise und klar formulieren, sondern oberflächlich. „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Hause“, schreiben viele, wenn sie ein Angebot verschicken. Seien Sie versichert: Niemand will Ihr Haus kaufen. Ach nee, es ist ja ein Hause. Lustig. Und wenn Sie „Hause“ durch „Unternehmen“ ersetzen, wird es zwar präziser, aber nicht richtiger. Niemand möchte Ihr Unternehmen kaufen. Fragen Sie sich also, was möchte der Empfänger der E-Mail von uns und was genau tun Sie?

Wenn Sie beispielsweise ein Angebot verschicken, dann könnten Sie den ersten Satz so formulieren:

  • „Wir freuen uns, dass wir Ihnen ein Angebot über …. erstellen dürfen.“
  • Oder: Danke, dass Sie uns die Möglichkeit geben, Ihnen ein Angebot über … zu schicken.“

Erhalten Sie kreative Ideen für viele Anlässe

Ich habe noch ganz viele, kreative Ideen, wie Sie alternative Ideen für Ihre bisherigen Floskeln erhalten. Wenn Sie sich inspirieren lassen und beispielsweise frischen Wind in Anfragen, Angebot, Einladungen, Glückwünsche und Zwischenbescheide bringen möchten, dann sind Sie in meinem Korrespondenztraining bestens aufgehoben.

Das nächste Korrespondenztraining findet am 17. März 2020 in Frankfurt statt.

Alle Details zum Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/seminarubersicht/moderne-korrespondenz.html

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Modern muss nicht gut sein, kann es aber

Mich haut es gelegentlich aus den Socken, wenn in Office 365 wieder irgendetwas aktualisiert wurde und ich denke „Nä, das geht auch?“. 

Dass sich technisch gerade unglaublich viel tut, ist wohl niemandem entgangen. Man kann das mitmachen, muss man aber nicht. Aber auf die ganzen digitalen Angebote zu verzichten, die uns unsere Arbeit erleichtern, wäre ganz schön nachlässig. Und trotzdem höre ich immer wieder „Man muss nicht alles mitmachen.“ Nein, das muss man nicht. 

So habe ich früher gearbeitet

Vor etwa 25 Jahren habe ich meine To-dos auf Papier festgehalten. Auf einem Block, in dem ich die Seiten vor- und zurückschlagen konnte, stand, was ich zu tun hatte. Ich habe auch Aufgaben, die ich am Vortag nicht geschafft hatte, auf den nächsten Tag „übertragen“, also sie nochmal hingeschrieben. 

Machen Sie das noch? Wenn ich die Frage im Seminar stelle, bleiben zuerst alle Hände unten. Wenn ich nochmal frage, gehen die ersten Hände in die Höhe – heißt: „Ja, ich arbeite noch wie vor 20 Jahren“.

Retrotechniken sind weit verbreitet

Wenn Sie das auch noch tun, ist die gute Nachricht: Sie sind nicht allein. Viele andere Assistentinnen setzen immer noch auf Retrotechniken. Klar können Sie das machen. Aber ganz ehrlich: Das ist ein wenig so, als würden Sie lieber mit dem Pferd zur Arbeit reiten, statt den Wagen zu nehmen. 

Was mache ich, wenn …

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