Die digitale Chefassistenz ist da. Jetzt. Sie ist Realität und keine Zukunftsmusik mehr.
Seit über einem Jahr arbeiten die meisten von uns im Homeoffice. Die Umstände haben sich von einem auf den anderen Tag verändert.
Und die Frage, die Sie sich bestimmt gestellt haben: Wie assistieren Sie einer Chefin oder einem Chef, den Sie nicht sehen. Nicht einmal alle zwei Wochen, sondern einfach gar nicht beziehungsweise nur virtuell.
Die Grundlage Ihrer digitalen Chefassistenz bildet Ihre Organisation. Den Überblick über die E-Mail-Flut und den damit verbundenen Aufgaben zu behalten, schätze ich als Herausforderung Nummer eins ein. Anders, wenn Sie einen schwierigen Chef haben, dann ist er ihre Herausforderung Nummer 1. Und selbst dann bildet die gute Organisation Ihre Basis.
So behalten Sie den Überblick über Ihre To-dos
1. Lesen Sie jede E-Mail nur einmal
Das klingt schwierig, ist es auch. Denn: Eine Entscheidung zu treffen, obwohl Sie viel zu tun haben, ist besonders herausfordernd. Am liebsten würden Sie, Ihnen auf den ersten Blick weniger wichtige E-Mails flott überlesen oder auf ungelesen setzen, damit Sie sich nicht entscheiden müssen, was Sie wann damit tun. Entscheidungen treffen erfordert Energie, die Sie aufwenden müssen. Und die haben Sie gerade nicht oder meinen Sie nicht zu haben, wenn der Tag vollgepackt ist.
Und trotzdem ist mein Tipp: Treffen Sie eine Entscheidung und wählen Sie unter diesen Optionen:
- Sie löschen die E-Mail, weil Sie sie nicht mehr benötigen.
- Sie schieben Sie in einen Unterordner, weil sie zu einem bestimmten Thema oder Projekt gehört.
2. Nutzen Sie die Aufgabenfunktion in Outlook konsequent
Ganz ehrlich: Nutzte ich die Aufgabenfunktion nicht, würde ich die Kontrolle über meine Arbeit, meine Aufgaben verlieren. So lässt sich auf den Punkt bringen, wie wichtig ich diese Funktion in Outlook für übersichtliches, effektives Arbeiten halte. Damit haben Sie Ihre To-dos ganz sicher im Griff und vergessen ganz sicher nichts mehr.
3. Ergänzen Sie eine Spalte im Posteingang
Für die optimale Entlastung Ihres Chefs oder zur Kommunikation mit den Kolleginnen, mit denen Sie sich ein Postfach teilen, können Sie eine zusätzliche Spalte im Posteingang anlegen, in die Sie Details zur jeweiligen E-Mail notieren. Damit bringen Sie To-dos auf den Punkt für jeden, der diese E-Mail liest.
Outlook kann viel mehr als Sie vielleicht denken. Lasen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, wie Sie aus Outlook das Beste für sich, Ihr Team und Ihren Chef oder Ihre Chefin herausholen.
Das sind die nächsten Termine:
- 4. August 2021
- 13. September 2021
- 15. November 2021
jeweils von 9 bis 11 Uhr
Alle Details zu diesem Online-Training lesen Sie hier: https://www.claudia-marbach.de/webinare/alles-im-griff-e-mail-und-aufgabenmanagement-mit-outlook.html