„Mein Chef und ich kommunizieren auf Augenhöhe“ sagt selten eine Assistentin im Seminar. Die meisten Assistentinnen wünschen sich, besser mit ihren Chefs und Chefinnen zu kommunizieren. Es herrscht gelegentlich ein regelrechtes kommunikatives Vakuum zwischen den beiden Protagonisten Chef und Assistenz.

Wie kommt das?

Wie in jeder anderen Beziehung auch, gehört die Kommunikation zu den größten Herausforderungen; Einfühlungsvermögen und richtiges Zuhören gehören dabei zu den wichtigsten Faktoren, damit Chefassistenz auf Augenhöhe und damit eine effektive Entlastung für die Chefin und den Chef funktionieren.

Wissen Sie, was Ihr Chef partout nicht leiden kann?

In vielen meiner Seminare frage ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, ob sie wüssten, was ihrer Chefin oder ihrem Chef sehr wichtig sei in der Zusammenarbeit. Bei dieser Überlegung geraten viele schon ins Stocken. Auf die Frage, was sie oder er gar nicht leiden kann, kommt meist keine Antwort oder eine, die nichts mit der Assistenz zu tun hat. Und: Seien Sie versichert: Chefs haben, wie andere Menschen auch, Abneigungen. Und die sollten Sie kennen. Denn nur so vermeiden Sie Spannungen, Missverständnisse und sorgen dafür, dass Sie beide sich miteinander rundum wohlfühlen und er sich keine bessere Assistentin vorstellen kann.

Jeder Chef, jede Chefin hat Eigenheiten – ist etwas Besonderes

Wenn Sie für einen Chef arbeiten, ist es schon ausreichend herausfordernd, sich auf seine Eigenheiten einzustellen und gelassen und konstruktiv damit umzugehen. Mehrere Vorgesetzte mit unterschiedlichen Charakteren stellen Sie vor eine große Herausforderung. Die Kunst liegt darin, gelassen damit umzugehen, offen zu kommunizieren und die eine oder andere charakterliche Besonderheit mit Humor zu nehmen.

Mein Tipp: Betrachten Sie die Eigenheiten Ihres Chefs nicht als etwas Negatives, sondern als etwas Besonderes, was ihn ausmacht. Das ist der erste Schritt von Ihrem positiven und gelassenen Blick auf Ihre manchmal herausfordernde Zusammenarbeit.

Kommunikation ist nicht alles

Viele Assistentinnen sagen mir, dass ihr Chef erwarte, dass es läuft. Viel präziser ist die Antwort oft nicht, wenn ich wissen möchte, was der Vorgesetzte erwartet. Das liegt wohl auch daran, dass viele Chefs nicht sonderlich kommunikativ sind, sich nicht mit den Möglichkeiten einer qualifizierten Assistenz und der damit möglichen, effektiven Entlastung auseinandersetzen. „Man“ macht es sich gern einfach: Hauptsache es läuft.

Und damit „alles läuft“ ist Ihre Organisation gefragt. Und die Anforderungen an Ihre Organisation haben sich in den letzten drei Jahren stark verändert. Es ist kein Geheimnis, dass Sie mit den Arbeitstechniken von früher keinen Pokal mehr gewinnen können. Die To-dos haben zugenommen, ohne digitale Hilfsmittel ist der tägliche Job eine zunehmend schwer zu nehmende Hürde. Und das muss nicht sein. Mit digitalem Aufgabenmanagement und OneNote, um nur zwei der wichtigsten digitalen Hilfsmittel zu nennen, behalten Sie leicht den Überblick über Ihre Aufgaben und sorgen für effektive Chefassistenz und Entlastung. Damit klappt auch die Zusammenarbeit mit jüngeren Chefs, die heutzutage mancher Assistenz digital überlegen sind.

Verlieren Sie also den Anschluss nicht, investieren Sie in Ihren Chefassistenz-Quotienten und werden Sie das Dreamteam, das Sie beide sich wünschen.

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