„Her mit der Glaskugel“, denken sich einige Assistentinnen. Viele Assistenzen haben den Eindruck, dass ihre Chefs und Chefinnen hellseherische Fähigkeiten von ihnen erwarten. „Das hätten Sie wissen müssen“, hören einige öfter. Und „Das habe ich Ihnen gesagt“, hat er aber nicht.

Wirkungsvolle Chefentlastung ist mit Chefs, die wenig oder schlecht kommunizieren, nur mit Hellsehen zu bewerkstelligen. Damit Sie diese wenig weitverbreitete Fähigkeit nicht erlernen müssen, sollten Sie lieber auf irdischere Kompetenzen setzen.

Wieso ist Chefentlastung manchmal so schwierig und herausfordernd?

Chefs sind heutzutage sehr häufig in Meetings. Gefühlt, würde ich sagen, noch öfter als vor der Pandemie. Ständig bimmelt sie jemand per MS Teams an, auch außerhalb der vereinbarten Termine. Und jeder Teams-Call dauert länger als ein Telefonat. Das ist meine Erfahrung; „Teamsen“ kostet Zeit.

Ihr Chef steht unter großem zeitlichem Druck

Ihrem Chef geht es nicht anders als Ihnen. Er hat viel zu tun und jeder zerrt an ihm. Kein Wunder also, dass er vermeintliche Zeitkiller, vermeidet. Was er nicht realisiert: Gespräche mit Ihnen sind keine Zeitkiller. Vorausgesetzt, Sie gestalten Sie effektiv.

Optimieren Sie den Informationsfluss

Wenn Sie Ihrem Chef die Assistentin sein möchten, die er braucht, liegt es an Ihnen, den Informationsfluss zu verbessern. Er würde das vielleicht auch gerne, weiß aber nicht wie.

Überzeugen Sie ihn von einem regelmäßigen Gespräch/Jour fixe

Das A und O Ihrer Zusammenarbeit ist Ihr Informationsfluss. Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut, ist das ein Problem.

Mein Tipp: Sprechen Sie in einem Meeting mit Ihrem Chef auch über Ihre eigenen Prioritäten. Er sollte wissen, was bei Ihnen ganz oben steht, damit Sie sich darüber einig sein können.

Sorgen Sie dafür, dass der Jour fixe stattfindet

Ein Jour fixe heißt so, weil es ein fester Termin ist. Deshalb geben Sie diesem Termin, die Priorität, die er verdient. Wenn Ihr Chef diesen Termin immer mal wieder ausfallen lässt, ist das eines der schwierigen Themen, die Sie ansprechen sollten. Treffen Sie klare Absprachen und sorgen Sie dafür, dass Sie beide sich daran halten.

Damit sorgen Sie für eine gute Basis

Wenn Sie es schaffen, dass Ihr Chef ausreichend mit ihnen kommuniziert, haben Sie schon jede Menge gewonnen. Und warten noch andere Herausforderungen auf Sie.

Sie brauchen vielleicht Lösungen für diese Herausforderungen: 

Wie unterstützen Sie chaotische Chefs? Wie bewegen Sie Chefs, die ungern delegieren, zum mehr Abgeben? Wie behalten Sie laufende Vorgänge – auch für Ihren Chef – entspannt im Auge? Wie schaffen Sie es, Ihr Prioritätenmanagement trotz Fremdbestimmung im Griff zu haben? Und – ganz wichtig: Wie entlasten Sie Ihren Chef und sparen selbst Zeit?

Diesen schwierigen Fragen stelle ich mich in meinem Training „Wirkungsvolle Chefentlastung“. Dieses Training wird die Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef nachhaltig verbessern. Versprochen!