Egal ob jung oder alt, Mann oder Frau: Die meisten Menschen, denen ich bisher begegnet bin, finden es schwierig, nein zu sagen, wenn sie etwas nicht möchten, anderer Meinung sind oder etwas anders empfinden als andere. Im Grunde geht es darum, seinen eigenen Bedürfnissen Raum zu geben und sie in Worte zu fassen. Wenn Ihnen das nicht gelingt, sind häufig Überlastung, Fehler und Unzufriedenheit die Folge.

Nein sagen klingt vielen zu hart

Das für viele angenehmere Wort für Neinsagen ist Abgrenzung, oder noch schöner „sich abgrenzen“. Das klingt doch gleich viel mehr nach „Ich tue was für mich“. Beim Neinsagen haben viele das Gefühl, es ist gegen jemand anderen gerichtet.

Meine Empfehlung: Betrachten Sie Neinsagen immer als das, was es ist, nämlich dass Sie etwas für sich tun. Es ist nicht gegen andere gerichtet. Diese empfinden dies lediglich so.

Natürlich ist Neinsagen herausfordernd

Dass Neinsagen auch eine Herausforderung darstellt für die eine oder andere Assistentin, ist wohl keine Überraschung. Gegenüber dem Chef Grenzen zu setzen, ist schwieriger, als sich gegenüber Kollegen abzugrenzen. Und doch ist es wichtig, dass Sie diese Herausforderung meistern und lernen, Ihre Bedürfnisse nicht zu unterdrücken und zu sagen, wie Sie sich fühlen.

Wenn Sie es anderen recht machen, geht es allen gut, nur Ihnen nicht. Lernen Sie, sich im richtigen Augenblick abzugrenzen, und zwar so, dass Sie trotzdem ein gutes Miteinander pflegen und Ihr Harmoniewunsch nicht beeinträchtigt wird. Das ist möglich!

Hier sind fünf Empfehlungen, wie Sie die Herausforderung Neinsagen meistern

1. Seien Sie klar und direkt sein

Wenn Sie eine Aufgabe, die Ihr Chef an Sie delegiert, ablehnen möchten, ist es wichtig, klar und direkt zu kommunizieren. Dies vermeidet Missverständnisse und zeigt, dass Sie Ihre Grenzen kennen und respektieren.

So könnten Sie formulieren;

• „Ich freue mich, dass Sie mir zutrauen, dass ich das auch noch schaffe. Ich bin zurzeit nur so ausgelastet, dass ich das nicht zusätzlich übernehmen kann; so gern ich würde.“
• „Ich würde gerne helfen, aber ich habe momentan keine Kapazitäten mehr.“

Meine Meinung: Bedanken Sie sich zuerst, sagen Sie etwas Positives und dann folgt das Nein. So meistern Sie Neinsagen und Wertschätzung in einem.

2. Liefern Sie eine Begründung

Eine kurze Erklärung, warum Sie ablehnen, kann Verständnis und Akzeptanz fördern. Es zeigt, dass Ihre Entscheidung nicht willkürlich ist.

So könnten Sie formulieren:

• „Ich kann diese zusätzliche Aufgabe nicht übernehmen, weil ich an einer dringenden Deadline für ein anderes Projekt arbeite.“
• „Ich muss das leider ablehnen, da meine Prioritäten momentan auf einem anderen wichtigen Projekt/auf dem Projekt xy liegen.“ 

3. Schlagen Sie eine Alternative vor

Wenn möglich, schlagen Sie Alternativen vor. Dies zeigt Ihre Bereitschaft zu helfen, ohne Ihre eigenen Grenzen zu überschreiten.

So könnten Sie formulieren:

• „Diese Woche schaffe ich das nicht; nächste Woche habe ich wieder mehr Luft.“
• „Ich kann diese Aufgabe nicht zusätzlich übernehmen; ich überlege mal, wer das stattdessen machen könnte, wenn du möchtest.“

4. Bleiben Sie freundlich und respektvoll

Die Art und Weise, wie Sie Nein sagen, ist ebenso wichtig wie das Nein selbst. Freundlichkeit und Respekt verhindern, dass die Ablehnung von Ihrem Chef oder Ihren Kollegen negativ aufgenommen wird.

So könnten Sie formulieren:

• „Vielen Dank, dass Sie an mich gedacht haben. Leider kann ich dieses Mal nicht helfen.“
• „Es tut mir leid, aber ich bin momentan zu beschäftigt, um diese Aufgabe zu übernehmen.“

5. Berufen Sie sich auf Ihre Prioritäten

Es ist wichtig, sich seiner eigenen Prioritäten bewusst zu sein und diese klar zu kommunizieren. Dies zeigt, dass Sie Ihre Arbeit ernst nehmen und organisiert sind.

So könnten Sie formulieren:

• „Ich kann das jetzt nicht übernehmen, da ich mich auf [aktuelle Aufgabe/Priorität] konzentrieren muss.“
• „Ich muss leider ablehnen, weil mein Fokus derzeit auf [Projekt XY] liegt, das bis [Datum] abgeschlossen sein muss.“

5 Praxissituationen und wie Sie diplomatisch und gleichzeitig klar nein sagen

Situation 1: Ihre Chefin bittet Sie um eine zusätzliche Aufgabe.

• „Ich würde das gern für Sie machen, wirklich. Die Vorbereitung der Präsentation für übermorgen lastet mich gerade voll aus. Das schaffe ich nicht zusätzlich. Nach der Präsentation habe ich wieder mehr Luft.“

Situation 2: Ein Kollege bittet Sie um Hilfe bei einer Aufgabe.

• „Ich würde dir gerne helfen, aber ich habe diese Woche alle Hände voll zu tun. Vielleicht kann jemand anders einspringen?“

Situation 3: Sie erhalten eine Einladung zu einem Meeting, an dem Sie nicht teilnehmen möchten

• „Danke für die Einladung, ich freue mich, dass ihr mich dabeihaben wollt. Ich glaube nicht, dass ich zu diesem Thema etwas Wesentliches beitragen kann, und würde mich lieber auf meine aktuellen Aufgaben konzentrieren.“

Situation 4: Ihr Chef bittet Sie, an einem Tag länger zu bleiben.

• „Ich verstehe, dass Ihnen das wichtig ist; ich habe jedoch bereits Verpflichtungen nach der Arbeit. Vielleicht gibt es eine andere Lösung.

Situation 5: Sie sollen eine dringende Aufgabe kurzfristig übernehmen.

• „Ich kann das nicht übernehmen, da ich bereits eine dringende Aufgabe habe, die bis Ende des Tages abgeschlossen sein muss. Beides schaffe ich nicht. Welche Aufgabe ist Ihnen wichtiger?“

Wenn Sie lernen, nein zu sagen, profitieren nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kollegen und Ihre Chefin und Ihr Chef. Das klingt erst einmal merkwürdig, trifft jedoch zu. Wenn Sie es schaffen ein Arbeitsklima zu schaffen, in dem Sie sich wohlfühlen, statt überfordert, sind Sie motiviert und leistungsfähig. Und das ist gut für die Zusammenarbeit mit allen.

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