Effizientes Officemanagement ist das Herzstück jeder erfolgreichen Assistenz. Hier sind die fünf wichtigsten Punkte, die Ihnen helfen, Ihr Büro clever zu managen, zusammen mit praktischen Beispielen für typische Probleme und deren Lösungen.
1. Setzen Sie auf digitale Lösungen, um Ihr Zeitmanagement zu optimieren
Das Problem: Notizen auf Post-its, Zetteln oder Blöcken sorgen nicht für Übersicht, sondern für Chaos. Und wenn es ganz wichtig ist, wird die E-Mail ausgedruckt. Doch je mehr Papier Sie auf dem Schreibtisch haben, desto unübersichtlicher wird es und desto schwieriger ist es, Prioritäten zu setzen.
Entscheiden Sie sich mindestens für einen zweiten Bildschirm.
Die Lösung
Behalten Sie den Überblick über Ihre To-dos mit der Aufgabenfunktion in Outlook; lassen Sie sich darauf ein, Ihre Aufgaben komplett digital zu organisieren, damit Sie garantiert nichts mehr vergessen. Mit einem klaren Überblick über Ihre Prioritäten fällt es Ihnen auch einfacher, nein zu sagen.
2. Lernen Sie, nein zu sagen
Das Problem: Je mehr Aufgaben Sie übernehmen, desto größer wird der Stress, den Sie empfinden, desto größer die Gefahr, dass Sie Fehler machen. Das möchten weder Sie noch Ihrer Chefin oder Ihr Chef.
Die Lösung
Horchen Sie in sich hinein, stehen Sie zu Ihren Gefühlen und sagen Sie rechtzeitig Bescheid, wenn es Ihnen zu viel wird. Lernen Sie, sich abzugrenzen und rechtzeitig stopp zu sagen. Nur so können Sie langfristig gute Qualität liefern.
3. Sorgen Sie für einen guten Informationsfluss
Das Problem: Schlechter Informationsfluss hat häufig Mehrarbeit zur Folge. Sie erledigen beispielsweise Aufgaben nicht richtig, weil Sie das Ziel oder die Umstände nicht kannten und müssen das Ganze dann noch einmal machen. Das ist frustrierend.
Die Lösung
Sorgen Sie für eine klare, regelmäßige Kommunikation mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef. Regelmäßige Meetings und klare Protokolle helfen, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Manchmal muss man miteinander sprechen. Und: Nutzen Sie außerdem Tools wie Microsoft Teams, insbesondere den Planner und OneNote, um intern für Klarheit zu sorgen.
4. Stellen Sie eine übersichtliche, digitale Ablage sicher
Das Problem: Ein wichtiges Vertragsdokument wird dringend benötigt, aber niemand weiß, wo es abgelegt ist. Die Suche nach dem Dokument kostet wertvolle Zeit und verursacht Stress.
OneNote, der digitale Alleskönner fürs Office
Die Lösung
Setzen Sie auf eine übersichtliche, digitale Ablage wie SharePoint. Organisieren Sie Dokumente in klar strukturierten Ordnern und nutzen Sie Suchfunktionen, um schnell auf benötigte Dateien zuzugreifen.
5. Nutzen Sie die digitalen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen
Das Problem: In vielen Unternehmen gibt es jede Menge Tools, die die Mitarbeiter nutzen können. Nur so richtig, kennt sich kaum jemand damit aus. Also setzen viele auf veraltete Arbeitstechniken, weil sie die neuen Tools nicht „bedienen“ können.
Die Lösung
Setzen Sie auf Weiterbildung und nehmen Sie sich die Zeit, sich in die Programme einzuarbeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ja, ich weiß, das kann anstrengend sein. Und gleichzeitig wird man im Anschluss häufig mit einem großen Aha-Erlebnis belohnt.
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