Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren nahezu alle Bereiche unseres Lebens erfasst und verändert. Eine der Rollen, die durch den technologischen Fortschritt maßgeblich beeinflusst wurde, ist die der Chefassistenz. Cleveres Officemanagement ist mittlerweile nicht mehr nur eine unterstützende Rolle, sondern eine Schlüsselposition, die entscheidend zu ihrem ganz persönlichen Erfolg und dem Ihres Chefs beitragen kann..

Die Evolution der Chefassistenz

Traditionell umfassten die Aufgaben einer Chefassistenz administrative Tätigkeiten wie Terminplanung, Korrespondenz, Reiseorganisation und die Verwaltung von Dokumenten. Mit dem Aufkommen digitaler Technologien hat sich diese Rolle jedoch grundlegend gewandelt.

Von der Schreibmaschine zum Laptop

Früher war die Schreibmaschine das wichtigste Werkzeug einer Sekretärin.

Die Sekretärin heißt heute meist Assistentin und Laptops, Tablets und Smartphones sind die ständigen Begleiter, die den Arbeitsplatz mobiler und flexibler machen.

Cloud-basierte Anwendungen ermöglichen den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen von überall und zu jeder Zeit.

 Claudia Marbach an der SChreibmaschine

Digitale Tools, die jeder nutzen sollte

Digitale Tools, die speziell für die Bedürfnisse von Führungskräften und ihren Assistentinnen entwickelt wurden, haben den Arbeitsalltag erheblich erleichtert. Tools wie Microsoft Office mit seiner genialen Aufgabenfunktion und OneNote gehören zu den Must-haves einer jeden Assistenz. Ohne digitales Aufgabenmanagement und dem dazugehörigen Informationsfluss funktionieren Chefs mit ihren Assistentinnen nur eingeschränkt. Digital arbeitende Teams haben ganz klar die Nase vorn gegenüber analog organisierten.

OneNote Screenshot 01 2025

Unverzichtbar im Büro: OneNote - das digitale Notizbuch

Die neuen Aufgabenbereiche der Assistentin von heute

Mit der Integration digitaler Tools und Prozesse hat sich auch das Aufgabenfeld der Chefassistenz erweitert und diversifiziert.

Strategische Planung und Management

Eine Assistentin ist heute – auch dank der vielen digitalen Möglichkeiten - in der Lage, strategische Planungen und Managementaufgaben zu übernehmen. Dies umfasst die Analyse von Daten, das Erstellen von Berichten und Präsentationen sowie die Unterstützung bei der Entscheidungsfindung. Die Fähigkeit, komplexe Informationen schnell zu erfassen und zu verarbeiten, ist dabei von entscheidender Bedeutung.

Kommunikation und Networking

Die Kommunikation hat eine zentrale Rolle in der modernen Assistenz. Dies beinhaltet nicht nur die interne Kommunikation, sondern auch die externe Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden. Social Media und professionelle Netzwerke wie LinkedIn sind wichtige Plattformen, um Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

Die Vorteile, wenn Sie und Ihr Chef digital organisiert sind

Die Digitalisierung bietet zahlreiche Vorteile für Sie als Assistentin als auch für Ihren Chef. Was Ihnen, als Assistentin bewusst ist, und woran Sie bereits intensiv arbeiten, bleibt für einige Chefs immer noch ein Buch mit sieben Siegeln, von dem sie hoffen, dass es sich wieder schließt und sie analoge Gewohnheiten bis zu ihrem Ruhestand aussitzen können.

Jede Assistentin, deren Chef sich bevorzugt analog organisiert weiß, wie anstrengend, mühsam und umständlich die Zusammenarbeit ist und wie sehr die Effektivität dadurch geschmälert wird.

Diese Gewohnheiten pflegen Chefs, die eine veraltete, analoge Arbeitsweisen bevorzugen:

  1. Sie lassen sich viele E-Mails ausdrucken, um sie auf einer Reise zu lesen oder sich darauf Notizen zu machen.
  2. Die erforderlichen Unterlagen für die Postbesprechung sammelt die Assistentin in einer Mappe.
  3. Reiseunterlagen werden ausgedruckt, inklusive Deckblatt, Wegbeschreibung und Bahnticket.
  4. To-dos stehen auf Zetteln und Post-ist, wenn überhaupt.
  5. Die Assistentin muss ihren Chef immer wieder an To-dos und Fristen erinnern.
  6. Es gibt noch Unterschriftenmappen, statt ein Tool für digitale Unterschriften.
  7. Sie nehmen ausgedruckte Präsentationen mit in Meetings und machen darauf Notizen.

Wenn Ihr Chef so oder so ähnlich organisiert ist, braucht die Assistentin viel Geduld und Einfühlungsvermögen, um dies zu verändern und ihn auf seinem digitalen Weg zu begleiten.

Effizienz und Produktivität

Durch den Einsatz digitaler Tools und Automatisierung können Sie Ihre Effizienz und Produktivität Ihres Chefs oder Ihrer Chefin erheblich steigern. Routineaufgaben werden schneller und präziser erledigt, was mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben lässt.

Flexibilität und Mobilität

Die Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten, bietet sowohl der Chefassistenz als auch der Führungskraft enorme Flexibilität. Dies führt zu einer besseren Work-Life-Balance und sorgt für mehr Motivation und Zufriedenheit.

Kosteneinsparungen

Durch die Digitalisierung können Kosten gesenkt werden, sei es durch den reduzierten Bedarf an physischen Büroräumen oder durch den Einsatz kostengünstiger digitaler Lösungen anstelle teurer manueller Prozesse.

Digitales, cleveres Officemanagement ist mehr als nur ein Trend

 Cover Cleveres Officemanagement 2024  

Durch den Einsatz moderner Technologien können Sie Ihre Arbeit revolutionieren, effektiver gestalten und wieder den Über- und Durchblick haben.

Sie werden wieder das Gefühl haben, alles im Griff zu haben.

Gehen Sie die Herausforderungen proaktiv an, verlassen Sie Ihre Komfortzone, holen Sie Ihren Chef mit ins Boot und nutzen Sie das volle Potenzial für Ihr cleveres Officemanagement, das die Digitalisierung Ihnen bietet.

Damit Sie und Ihr Chef das Dreamteam sind, das Sie schon immer sein wollten.

 Alle Informationen zu meinem zweitägigen Training „Cleveres Officemanagement“ lesen Sie hier.

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Cleveres Officemanagement

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Chefassistenz auf Augenhöhe

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Aktueller Blogeintrag

So entlasten Sie Ihren Chef in digitalen Zeiten: Konkrete Tipps für die Assistenz

In der heutigen, immer digitaleren Arbeitswelt sind Assistenzen gefordert, ihren Chef oder ihre Chefin auf vielfältige Weise zu entlasten. Eine effiziente Chefentlastung erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch den geschickten Einsatz digitaler Tools. Ihre bekannten Kompetenzen sind nach wie vor gefragt. Und mehr denn je, ist es wichtig, dass Sie Ihr Portfolio erweitern.

Hier sind einige bewährte Strategien, die Ihnen helfen können, Ihren Chef optimal zu unterstützen und dabei gleichzeitig Ihre eigene Arbeit zu erleichtern.

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