Kompetenz, Klarheit und Digitales Know-how sind an der Seite der Geschäftsführung gefragt
Wenn Sie als Assistentin der Geschäftsführung arbeiten, ist Ihr Arbeitstag vielseitig und herausfordernd. Sie übernehmen in Ihrer Position viel Verantwortung, sind jederzeit ansprechbar und man erwartet von Ihnen Flexibilität und Stressresistenz. Und manchmal übernehmen Sie sogar Aufgaben, die „eigentlich“ Ihr Chef erledigen sollte.
Um diese besondere Schlüsselrolle im Unternehmen ausfüllen zu können, benötigen die Assistenzen der Geschäftsführung organisatorisches Geschick, diplomatisches Fingerspitzengefühl und eine ausgeprägte Serviceorientierung. Und natürlich Nerven wie Drahtseile.
Ein typischer Arbeitstag könnte so aussehen
Start in den Tag: Die Assistenz der Geschäftsführung verschafft sich einen Überblick und setzt Prioritäten
Viele GF-Assistenzen starten früh in den Tag. Noch vor dem offiziellen Arbeitsbeginn verschafft sich die Assistenz einen ersten Überblick über den Tag: E-Mails werden gelesen, der Kalender der Geschäftsführung geprüft und kurzfristige Terminänderungen notiert. Häufig gilt es, bereits erste Fragen von Kolleginnen, Kunden oder externen Partnern zu beantworten.
Die Festlegung von Prioritäten ist essenziell. Termine müssen koordiniert, Besprechungsräume gebucht, Reisepläne nochmals geprüft sowie Unterlagen für Meetings vorbereitet werden. Ständig ist Multitasking gefragt, da parallel zu den organisatorischen Aufgaben auch spontane Anforderungen auftreten können.
Kernaufgaben am Vormittag: Organisation, Kommunikation, Dokumentation
Ein wichtiger Teil der Arbeit ist die Organisation des Terminplans der Geschäftsführung, Ihres Chefs oder Ihrer Chefin. Die Assistenz prüft, ob Termine sich überschneiden, kann gegebenenfalls verschieben oder neue Besprechungen einschieben. Oft ist sie die Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung und anderen Abteilungen, Kunden oder Geschäftspartner: Sie nimmt Anrufe entgegen, filtert Anliegen, bereitet wichtige Informationen auf und stellt sicher, dass die Geschäftsführung immer optimal informiert ist. Als Assistenz sorgen Sie für einen guten Informationsfluss.
Die Bearbeitung von Korrespondenz, sowohl schriftlich als auch telefonisch, ist ein zentraler Bestandteil. Die Assistenz verfasst professionelle E-Mails, beantwortet Anfragen, bereitet Präsentationen und Berichte vor und sorgt für eine einheitliche Kommunikation nach innen und außen. Auch das Führen und Verwalten von vertraulichen Dokumenten, Verträgen oder Protokollen fällt in ihren Aufgabenbereich.
Claudia Marbach im Training
Mittagszeit: Flexibilität und Ad-hoc-Aufgaben
In der Mittagszeit stehen oft kurzfristige Aufgaben an: Ein Meeting dauert länger als geplant, ein wichtiger Gast hat besondere Wünsche oder eine dringende Reisebuchung muss vorgenommen werden. Die Assistenz muss schnell und lösungsorientiert reagieren, Prioritäten neu setzen und Aufgaben „mal eben“ erledigen.
Oft nutzt sie zudem die Mittagszeit, um interne Prozesse zu optimieren, Checklisten zu pflegen, neue Tools zu testen oder sich mit Kollegen aus anderen Abteilungen abzustimmen. Ein regelmäßiger Austausch ist wichtig, um den Überblick über laufende Projekte zu behalten und die Bedürfnisse der Geschäftsführung und des Teams bestmöglich zu koordinieren.
Nachmittag: Planung, Nachbereitung und Weitblick
Am Nachmittag stehen häufig die Nachbereitung von Meetings, das Erstellen von Protokollen und die Organisation der nächsten Tage im Mittelpunkt. Es gilt, To-dos zu erfassen, Aufgaben zu delegieren und Zwischenstände einzuholen. Die Assistenz hält die Geschäftsführung über alle Entwicklungen auf dem Laufenden, erinnert an Fristen und sorgt mit Weitblick dafür, dass keine wichtigen Details verloren gehen.
Auch die Planung von Geschäftsreisen, Veranstaltungen oder Vorstandssitzungen nimmt einen großen Teil der Zeit in Anspruch. Von der Buchung von Flügen, Hotels und Transfers bis zur Vorbereitung von Unterlagen und der Kommunikation mit allen beteiligten Personen ist die Assistenz Dreh- und Angelpunkt für einen reibungslosen Ablauf.
Typische Herausforderungen im Alltag
- Hohe Taktung und ständige Erreichbarkeit: Die Dynamik einer Geschäftsleitung verlangt Flexibilität. Termine können sich kurzfristig verschieben, neue Themen kommen spontan auf. Die Assistenz muss jederzeit erreichbar sein und schnell reagieren können.
- Umgang mit vertraulichen Informationen: Diskretion und Integrität sind unerlässlich. Oft arbeitet die Assistenz mit sensiblen Daten, Vertragsunterlagen oder strategischen Plänen. Fehler oder Indiskretionen können gravierende Folgen haben.
- Vielseitige Kommunikationsformen: Die Assistenz kommuniziert täglich mit internen und externen Ansprechpartnern auf unterschiedlichen Hierarchieebenen. Dies erfordert diplomatisches Geschick und die Fähigkeit, auch in schwierigen Situationen Ruhe und Professionalität zu bewahren.
- Technische Anforderungen: Moderne Assistenzkräfte arbeiten mit einer Vielzahl digitaler Tools – vom Terminmanagement über Videokonferenzen bis zur Projektverwaltung. Ständige Weiterbildung ist nötig, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben und digitale Arbeitsprozesse effizient zu gestalten.
- Multitasking und Zeitmanagement: Zwischen E-Mail-Flut, Telefonaten, Meetings und spontanen Anforderungen ist die Kunst des Zeitmanagements gefragt. Prioritäten müssen laufend angepasst, Aufgaben effizient delegiert und Deadlines eingehalten werden.
- Emotionale Intelligenz: Neben fachlichen Kompetenzen ist die Fähigkeit wichtig, zwischen den Zeilen zu lesen, Bedürfnisse vorwegzunehmen und in stressigen Situationen empathisch zu agieren.
Abschluss des Arbeitstags: Reflexion und Vorbereitung
Zum Tagesabschluss werden offene Punkte überprüft, der Kalender nochmals gecheckt und die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag vorbereitet. Die Assistenz reflektiert den Tag, dokumentiert wichtige Ergebnisse und sorgt dafür, dass auch nach Feierabend alles reibungslos weiterlaufen kann. Oft wird nochmals überprüft, ob alle E-Mails beantwortet sind, Dokumente korrekt abgelegt wurden und die Geschäftsführung, der Vorgesetzte, für den kommenden Tag bestens vorbereitet ist.
Diese Assistenzen wissen jetzt, wie sie ihre Führungskraft optimal unterstützen und auch mit „analogen“ Chefs den Schritt in die digitale Zukunft gehen können.
Fazit
Die Rolle der Assistenz der Geschäftsführung ist anspruchsvoll, facettenreich und verlangt ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsgefühl und Organisationstalent. Die tägliche Arbeit ist geprägt von Abwechslung, ständig neuen Herausforderungen und der Möglichkeit, aktiv zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Wer in dieser Position arbeitet, ist nicht „nur“ Organisationstalent, sondern auch Kommunikationsprofi, Vertrauensperson und oft das unsichtbare Rückgrat der gesamten Geschäftsleitung.
Bleiben Sie am Ball, um diesen Anforderungen auch in Zukunft gerecht zu werden. Mein zweitägiges Training „Die GF-Assistenz" unterstützt Sie dabei!