„Was ist denn falsch an „in der Anlage“, fragte mich letztens eine Bekannte, die einen Blick in meine Seminarunterlagen, die für ein anstehendes Korrespondenztraining auf dem Tisch lagen, geworfen hatte.

„Nichts ist daran falsch“, antwortete ich. „Die Frage ist nur, ob du so kommunizieren möchtest“, antwortete ich. Das Gespräch dauerte noch ein wenig an …

Und tatsächlich ist „bei Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung“ auch nichts richtig falsch. „Rückfragen“ erscheinen lediglich unsinnig, einfache Fragen tun es auch. Und ob man diese Standardfloskel als letzten, bleibenden Eindruck unter eine E-Mail setzen möchte, muss jeder selbst entscheiden. Ich möchte es nicht. 

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Seit bestimmt schon 15 Jahren spricht die Welt über das papierlose Büro. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? In meinen Trainings drucken mindestens zwei Drittel der Teilnehmenden ihre E-Mails aus. Nicht alle E-Mails aber viele. Und das sind viele zu viel. Zumindest wenn es papierlos zugehen soll in deutschen Büros und Sekretariaten.

Modernes Officemanagement wird noch nicht überall gelebt. Dafür gibt es aus meiner Sicht diese drei Gründe:

1. Die gute alte Routine. „Das hat schon immer funktioniert“, denken viele. Ja, irgendwie auch ganz gut. Und trotzdem ist man die Papierstapel leid, in denen man immer mal wieder etwas sucht. Doch Suchen kostet Zeit und gibt einem nicht unbedingt das Gefühl super organisiert zu sein. 

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Man liest Dinge wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen“. Ich ergänze im Geiste dann immer „Sie dusseliges Huhn“. Zwischen den Zeilen steht das da doch, oder?

Und dann endet der Text mit „Sollten Sie in der Zwischenzeit überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos“. David Copperfield lässt grüßen.

Erstaunlich: Man ist sich einig da draußen im Mahnwesen-Land, dass Mahnungen so geschrieben werden müssen. Immer die gleichen Floskeln – seit Erfindung der Rechnung. Kein Raum Alternativen. Kaum jemand macht sich Gedanken darüber, wie man das anders formulieren könnte. Ich wüsste da was. 

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In den letzten Tagen habe ich Diskussionen im Internet/auf Facebook verfolgt, in denen es darum geht, was man in E-Mails und Briefen schreiben DARF und was nicht. Es werden Vorgaben gemacht für „richtige Anreden“ und Ein- und Ausstiegsätze, die man nicht verwenden DARF.

Ich werde in meinem Korrespondenzseminar oft gefragt „Dann ist das falsch, was ich bisher immer geschrieben habe?“

Korrespondenztraining mit Claudia Marbach 

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Ich habe meinen Mantel im Flugzeug liegen lassen. Das ist die schlechte Nachricht. Die gute ist: Ich merke es noch im Bus, der mich zum Terminal bringt und kann sofort etwas unternehmen. Doch dass mit diesem unangenehmen Ereignis neben den organisatorischen Herausforderungen auch gleich mehrere kommunikative verbunden sein würden, damit hätte ich nicht gerechnet. Lesen Sie hier mehr dazu: 

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Wenn ich in meinem Chefentlastungsseminar die Teilnehmerinnen frage „Wer von Ihnen macht Überstunden?“, zeigen neun von zehn Damen auf. Die Zehnte wird argwöhnisch bis neidisch aus den Augenwinkeln der anderen betrachtet.

Wie soll Chefentlastung funktionieren, wenn man selbst schon genug zu tun hat? Wenn man selbst vor lauter To-dos nicht weiß, womit man anfangen soll, wie wollen Sie da noch Ihre Chefin oder Ihren Chef wirkungsvoll und noch mehr unterstützen.

Zu viel Arbeit verhindert Innovation

Erfahrungsgemäß ist es so, dass man, je mehr man zu tun hat, proportional weniger darüber nachdenkt, wie man sich besser organisieren kann.

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Digitalisierung schallt es aus allen Ecken. Büroorganisation 4.0 – und papierloses Arbeiten sollte selbstverständlich dazu gehören. Endlich die Möglichkeiten nutzen, die uns zur Verfügung stehen und nicht mehr arbeiten wie vor 20 Jahren. Das würde den Arbeitsalltag vieler Assistentinnen vereinfachen, ja revolutionieren.

Ja, das möchten viele Assistentinnen auch. Viele wittern ihre Chance, ihre Chefs digital und ganz anders als bisher zu unterstützen. Doch viele Chefs erleichtern eine moderne, wirkungsvolle Chefentlastung nicht gerade. 

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