Wortkarg und wenig hilfreich
„Frau Huber ist nicht da“, sagt Frau Hubers Kollegin, die ich eigentlich erreichen wollte. Hm. Auf ein weiteres Angebot warte ich vergeblich und entscheide mich dafür, meine Ansprechpartnerin später noch einmal anzurufen.

Verwirrung am Telefon
„Schmittke“, meldet sich die Angerufene. „Hier ist Claudia Marbach, hallo, Frau Schmittke,“, sage ich, „ich habe noch eine Frage zum Seminar nächste Woche“. „Sie meinen bestimmt die andere Frau Schmittke“, erwidert sie. „Äh, ja, wahrscheinlich“, antworte ich. „Wir heißen gleich und werden immer wieder verwechselt“, sagt die „falsche“ Frau Schmittke. Ich schüttele mit dem Kopf. Das sieht sie ja nicht.

Überraschende Frage
„Haben Sie uns gut gefunden?“, fragt mich meine Ansprechpartnerin bei der Begrüßung. „Ja, ich war ja letztes Jahr schon mal hier“, antworte ich und wundere mich über diese Frage.

Wenig hilfreich
„Ich bin vom 25. bis 29. Januar nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.“ Das steht in der Abwesenheits-E-Mail. Tja, da gucke ich blöd.

Negative Kommunikation
„Ich bin im Augenblick nicht am Platz“, tönt es aus der Mailbox. Aber wann die Person ungefähr wieder da ist, verrät sie nicht. Lohnt es sich für mich, eine Nachricht zu hinterlassen oder hört sie die Mailbox eh erst in einer Woche ab? 

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„Für das leibliche Wohl ist gesorgt“ - wie Sie diese Floskel in Einladungen vermeiden

Wenn Sie damit beauftragt wurden, die Einladungen für die diesjährige Weihnachtsfeier zu schreiben, kommen Sie nicht daran vorbei, etwas zum Catering zu sagen – so heißt das auf Neudeutsch, wenn Sie Essen und Getränke anbieten.

Und sind Sie auch schon über „Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt“ gestolpert? Haben Sie es gar geschrieben? Diese Formulierung scheint in Einladungen so unumgänglich zu sein, wie das Amen in der Kirche. Dabei drücken Sie damit recht wenig aus; außer dass Ihre Kollegen nicht verhungern werden, vorausgesetzt sie sind bei der Nahrungsaufnahme nicht wählerisch. Vegetarier, Veganer und Menschen mit Nahrungsunverträglichkeiten essen bei solchen Aussagen in Einladungen sicherheitshalber zu Hause. 

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Als ich letztens in einem Vortrag fragte, wer mit der Drohne angereist sei, lachten viele. Ja, im Augenblick ist das Reisen per Drohne noch Zukunftsmusik. Nur Pakete kommen schon in den Genuss schnell und unkompliziert transportiert zu werden. Bald gilt das auch schon für uns.

Bald … bald ist manchmal schneller da, als man denkt. Vor zehn Jahren habe ich noch gesagt „Ich brauche kein Smartphone. Für Fotos habe ich eine Kamera.“ Tja, das war vor zehn Jahren – und wer macht heute keine Fotos mit seinem Handy? 

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Ein Hotel möchte wissen, wie es mir gefallen hat und schreibt in seiner E-Mail:

„Im Rahmen unseres Bestrebens, unsere Serviceleistungen kontinuierlich weiter zu verbessern, würden wir uns sehr freuen, wenn Sie eine kurze Bewertung Ihres Aufenthaltes vornehmen könnten. Zu diesem Zweck bitten wir Sie sehr herzlich, einige Fragen zu beantworten. Klicken Sie hierfür einfach auf den nachfolgenden Link.“

Meine Meinung: Das läuft unter „gut gemeint ist nicht gut gemacht“. Wieso formuliert jemand so umständlich? Erfahrungsgemäß – das zeigen meine Korrespondenztrainings – passiert so etwas, wenn man besonders höflich schreiben möchte. Resultat: Schwere Kost. 

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„Ich lege ihr einen Zettel hin“, sagt die Assistentin am Telefon. Am liebsten würde ich jetzt laut rufen, „Nein, bitte nicht.“

Wenn ich „Zettel“ höre, bekomme ich ein ungutes Gefühl. Ich denke an abgerissene Fetzen von DIN-A-4-Blättern oder an Schmierpapier, das dann auf irgendeinem Schreibtisch rumfliegt. „Zettel schreiben“ gehört für mich nicht zu „Cleveres Officemanagement“.

Vor 25 Jahren, als ich selbst noch als Assistentin gearbeitet habe, schrieb ich auch Zettel. Aber da war das so. Es gab keine E-Mails und kein OneNote. Heute gibt es keinen Grund mehr, sich so zu organisieren wie vor 25 Jahren. 

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„Frau Marbach, ich habe Ihnen da letzte Woche was für die Wiedervorlage gegeben. Das brauche ich jetzt.“

Solche Sätze haben früher bei mir zu Schweißausbrüchen geführt. „Was weiß ich denn, was du mir gegeben hast und wo ich es hingelegt habe“, ging es mir dann durch den Kopf. Mehrmaliges Durchsuchen der Wiedervorlage, unterbrochen vom Rufen meines Chefs „Ich warte“, ließ meinen Stressspiegel häufiger steigen. 

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„Wer druckt E-Mails aus?“, frage ich in meinem Seminar „Cleveres Officemanagement". Von zwölf Teilnehmenden zeigen neun auf. „Glauben Sie, dass Bill Gates sich das so vorgestellt hat?“ frage ich sie. Einige schmunzeln, andere schauen betroffen.

„Nein, aber …“, es folgen einige Erklärungen, warum das getan wird: 

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