„Wer von Ihnen macht Überstunden?“, frage ich im letzten Chefentlastungsseminar. Über die Hälfte der Damen hebt die Hand.

Ob es dann so schlau ist, ein Chefentlastungsseminar zu buchen? Ja, unbedingt. Denn in diesem Training geht es darum, dass Sie Ihre eigene Organisation und die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef so optimieren, dass Überstunden schon bald der Vergangenheit angehören. 

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Ich suche nach dem richtigen Wort, wie ich einige Neuerungen am besten beschreibe. Zuerst fiel mir „lustig“ ein. Aber zum Lautlachen fand ich es dann noch nicht. „Merkwürdig“ passt da schon eher, denn irgendwie muss ich mir die neuen Richtlinien ja merken.

Überraschend finde ich auf jeden Fall diese Neuerung:  

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Jetzt noch neue Briefbögen drucken lassen? Besser nicht! Denn die neue DIN 5008 steht in den Startlöchern. Wer jetzt noch nach DIN 5008, Stand 2011, druckt, hinkt der Zeit definitiv hinterher und wirkt damit altmodisch. Alle Unternehmen, die aufrichtig kunden- und serviceorientiert sind, sollten sich von ihrer innovativen Seite präsentieren; und da gehört zeitgemäß gestaltetes Briefpapier dazu. 

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„Was ist denn falsch an „in der Anlage“, fragte mich letztens eine Bekannte, die einen Blick in meine Seminarunterlagen, die für ein anstehendes Korrespondenztraining auf dem Tisch lagen, geworfen hatte.

„Nichts ist daran falsch“, antwortete ich. „Die Frage ist nur, ob du so kommunizieren möchtest“, antwortete ich. Das Gespräch dauerte noch ein wenig an …

Und tatsächlich ist „bei Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung“ auch nichts richtig falsch. „Rückfragen“ erscheinen lediglich unsinnig, einfache Fragen tun es auch. Und ob man diese Standardfloskel als letzten, bleibenden Eindruck unter eine E-Mail setzen möchte, muss jeder selbst entscheiden. Ich möchte es nicht. 

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Seit bestimmt schon 15 Jahren spricht die Welt über das papierlose Büro. Doch wie sieht die Wirklichkeit aus? In meinen Trainings drucken mindestens zwei Drittel der Teilnehmenden ihre E-Mails aus. Nicht alle E-Mails aber viele. Und das sind viele zu viel. Zumindest wenn es papierlos zugehen soll in deutschen Büros und Sekretariaten.

Modernes Officemanagement wird noch nicht überall gelebt. Dafür gibt es aus meiner Sicht diese drei Gründe:

1. Die gute alte Routine. „Das hat schon immer funktioniert“, denken viele. Ja, irgendwie auch ganz gut. Und trotzdem ist man die Papierstapel leid, in denen man immer mal wieder etwas sucht. Doch Suchen kostet Zeit und gibt einem nicht unbedingt das Gefühl super organisiert zu sein. 

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Man liest Dinge wie „Sicherlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen“. Ich ergänze im Geiste dann immer „Sie dusseliges Huhn“. Zwischen den Zeilen steht das da doch, oder?

Und dann endet der Text mit „Sollten Sie in der Zwischenzeit überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos“. David Copperfield lässt grüßen.

Erstaunlich: Man ist sich einig da draußen im Mahnwesen-Land, dass Mahnungen so geschrieben werden müssen. Immer die gleichen Floskeln – seit Erfindung der Rechnung. Kein Raum Alternativen. Kaum jemand macht sich Gedanken darüber, wie man das anders formulieren könnte. Ich wüsste da was. 

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In den letzten Tagen habe ich Diskussionen im Internet/auf Facebook verfolgt, in denen es darum geht, was man in E-Mails und Briefen schreiben DARF und was nicht. Es werden Vorgaben gemacht für „richtige Anreden“ und Ein- und Ausstiegsätze, die man nicht verwenden DARF.

Ich werde in meinem Korrespondenzseminar oft gefragt „Dann ist das falsch, was ich bisher immer geschrieben habe?“

Korrespondenztraining mit Claudia Marbach 

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