Der Typ am Nachbartisch spricht die ganze Zeit mit vollem Mund. Nicht mal eben zwischendurch, weil er nicht abwarten kann, seine spannende Geschichte zu erzählen, sondern die ganze Zeit.

Die Frau, weiter hinten im Restaurant, spricht so laut, dass ich jedes Wort verstehe. Wie hält ihre Freundin diese verbale Dauerbeschallung nur aus?

Und der Mensch, der um die Ecke sitzt, und den ich nicht sehe, erhält in regelmäßigen Abständen WhatsApp-Nachrichten. Pling, pling macht es in einem fort. Ein ganz normaler Donnerstagabend bei einem Italiener in Düsseldorf. Stört das alles nur mich? 

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Die Sekretärinnen und Assistentinnen, die ich kenne, geben wirklich alles. Auch bei wenig hoffnungsvollen Fällen. Ein Chef, dem die Assistentin regelmäßig einen Termin blockt, damit er Zeit findet, seine E-Mails zu bearbeiten, nutzt die Zeit spontan für einen kurzen Ausflug. Wohin? Das weiß kein Mensch. „Ich bin kurz weg“, aha. Kennen Sie sowas von Ihrem Chef auch? 

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Die Liste der täglichen, kommunikativen Herausforderungen ist lang. „Herrn Schulz, bitte?“, pampt der Anrufer in den Hörer. „Da können Sie jetzt nicht rein“, rufen Sie noch hinter dem Kollegen her, der unerlaubt die Tür zum Chefbüro öffnet.

Menschen überschreiten Grenzen und sind mitunter unverschämt. Die Beispiele sind endlos. Und für Sie heißt es „bitte immer recht freundlich“. Ein schwieriger Balanceakt, den Sie da bewältigen möchten und sollen.

Erzählt mir letztens eine Teilnehmerin im Seminar: 

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Ein bisschen mehr Freundlichkeit hat noch keinem geschadet. Das dachte auch letztens der Besitzer einer Pizzeria aus Essen. Er vermisst bei zwei Drittel seiner Kunden den Tagesgruß und „bitte“ und „danke“. Er berechnet jetzt einen Unfreundlichkeitszuschlag. Wer nicht grüßt, zahlt 50 Cent mehr und wer „bitte“ oder „danke“ vergisst zahlt einen Euro mehr. Der Befehlston bei der Bestellung schlägt sofort mit 1,50 Zuschlag zu Buche. Ich finde das sensationell!

Die Liste der täglichen, kommunikativen Herausforderungen ist lang. Menschen machen sich Gedanken über 

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DIN 5008 – das klingt nach Behörde, Vorgaben, Restriktionen. Wo bleibt da die Kreativität?

Na, die gute Nachricht ist: Sie können 100 Prozent nach DIN 5008 schreiben und trotzdem modern und mit Schwung formulieren.

Die DIN schreibt nicht vor, dass Sie „in der Anlage übersende ich“ schreiben oder dass Sie „für Rückfragen zu Verfügung stehen“. Der DIN ist das sogar total schnuppe, was Sie schreiben. Und wenn´s nach mir geht: Experimentieren Sie und trauen Sie sich etwas.  

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Habe Sie auch einige Post-its und Zettel auf dem Schreibtisch? Und wenn Sie sie Aufgabe erledigt haben, macht es Ihnen Freude, den Zettel wegzuwerfen?

Hier ein paar Gedanken und Anregungen zur „Zettelwirtschaft“.

Beispiel
Jana ist ein großer Fan von Post-its. Sie findet sie einfach praktisch und notiert sich nahezu alles darauf. Die gelben Zettel kleben auf Unterlagen und ihr Bildschirm ist auch damit gepflastert. Wenn sie etwas abgearbeitet hat, wirft sie den Zettel einfach weg.  

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Mittlerweile überholt die Welt sich selbst, nahezu täglich. Technische Gegebenheiten, die wir vor ein paar Jahren für unmöglich gehalten haben, gehören heute zum täglichen Leben. Wir checken per App ein, wir bestellen Essen und Taxen per Smartphone, suchen uns Partner übers Handy, sind mit der ganzen Welt vernetzt – Facebook, Twitter und Instagram machen´s möglich.

Dass Chefs von unterwegs, vorm Gate, aus dem Auto angerufen haben, das gab´s vor 20 Jahren noch nicht. Wenn er aus dem Büro war, dann war er erstmal weg. Heutzutage ist man nicht mehr sicher. „Ich stehe gerade am Gate …“. Ja, das ist toll, denkt man sich. Neue Techniken haben nicht nur Vorteile, aber viele.  

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Sylter Chefassistenztage -
optional mit Seminar am Vortag Effektive Chefassistenz auf Augenhöhe

Kampen/Sylt: 24. bis 26. April 2024
und 16. bis 18. Oktober 2024


Webinar: Chefassistenz in digitalen Zeiten

6. Mai 2024


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13. Mai 2024 von 9 bis 11 Uhr


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13. Mai 2024 von 13 bis 15 Uhr


Webinar: Korrespondenz aktuell

3. Juni 2024

Aktueller Blogeintrag

Was Chefs sich von ihren Assistentinnen wünschen

Nicht nur Assistentinnen möchten, dass Zusammenarbeit mit Chefs optimal funktioniert. Auch Chefs wissen, was sie wollen.

Das sind die 6 wichtigsten Erwartungen und Wünsche von Chefs an ihre Assistentinnen:

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