Die Liste der täglichen, kommunikativen Herausforderungen ist lang. „Herrn Schulz, bitte?“, pampt der Anrufer in den Hörer. „Da können Sie jetzt nicht rein“, rufen Sie noch hinter dem Kollegen her, der unerlaubt die Tür zum Chefbüro öffnet.

Menschen überschreiten Grenzen und sind mitunter unverschämt. Die Beispiele sind endlos. Und für Sie heißt es „bitte immer recht freundlich“. Ein schwieriger Balanceakt, den Sie da bewältigen möchten und sollen.

Erzählt mir letztens eine Teilnehmerin im Seminar: 

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Ein bisschen mehr Freundlichkeit hat noch keinem geschadet. Das dachte auch letztens der Besitzer einer Pizzeria aus Essen. Er vermisst bei zwei Drittel seiner Kunden den Tagesgruß und „bitte“ und „danke“. Er berechnet jetzt einen Unfreundlichkeitszuschlag. Wer nicht grüßt, zahlt 50 Cent mehr und wer „bitte“ oder „danke“ vergisst zahlt einen Euro mehr. Der Befehlston bei der Bestellung schlägt sofort mit 1,50 Zuschlag zu Buche. Ich finde das sensationell!

Die Liste der täglichen, kommunikativen Herausforderungen ist lang. Menschen machen sich Gedanken über 

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DIN 5008 – das klingt nach Behörde, Vorgaben, Restriktionen. Wo bleibt da die Kreativität?

Na, die gute Nachricht ist: Sie können 100 Prozent nach DIN 5008 schreiben und trotzdem modern und mit Schwung formulieren.

Die DIN schreibt nicht vor, dass Sie „in der Anlage übersende ich“ schreiben oder dass Sie „für Rückfragen zu Verfügung stehen“. Der DIN ist das sogar total schnuppe, was Sie schreiben. Und wenn´s nach mir geht: Experimentieren Sie und trauen Sie sich etwas.  

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Habe Sie auch einige Post-its und Zettel auf dem Schreibtisch? Und wenn Sie sie Aufgabe erledigt haben, macht es Ihnen Freude, den Zettel wegzuwerfen?

Hier ein paar Gedanken und Anregungen zur „Zettelwirtschaft“.

Beispiel
Jana ist ein großer Fan von Post-its. Sie findet sie einfach praktisch und notiert sich nahezu alles darauf. Die gelben Zettel kleben auf Unterlagen und ihr Bildschirm ist auch damit gepflastert. Wenn sie etwas abgearbeitet hat, wirft sie den Zettel einfach weg.  

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Mittlerweile überholt die Welt sich selbst, nahezu täglich. Technische Gegebenheiten, die wir vor ein paar Jahren für unmöglich gehalten haben, gehören heute zum täglichen Leben. Wir checken per App ein, wir bestellen Essen und Taxen per Smartphone, suchen uns Partner übers Handy, sind mit der ganzen Welt vernetzt – Facebook, Twitter und Instagram machen´s möglich.

Dass Chefs von unterwegs, vorm Gate, aus dem Auto angerufen haben, das gab´s vor 20 Jahren noch nicht. Wenn er aus dem Büro war, dann war er erstmal weg. Heutzutage ist man nicht mehr sicher. „Ich stehe gerade am Gate …“. Ja, das ist toll, denkt man sich. Neue Techniken haben nicht nur Vorteile, aber viele.  

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Neulich im Seminar „Alles im Griff“: Eine Teilnehmerin klagt über zu viele Störungen. Kollegen würden sie ständig unterbrechen, sie von der Arbeit abhalten, sie käme gefühlt zu nichts.

Das ist in vielen Büros mittlerweile der ganz normale Wahnsinn – andere Teilnehmerinnen kannten das auch – aber gut ist das nicht.

Meine Empfehlung an die Kollegin im Seminar: Nehmen Sie sich im Laufe des Tages eine mindestens zweistündige Auszeit von den Kollegen und hängen Sie ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ an Ihre Bürotür. Wenn Sie keine Tür haben, befestigen Sie das Schild am Fenster. 

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Wenn das ein Chef zu Ihnen sagt und Sie denken „aber Sie lassen sich ja gar nicht entlasten“ haben Sie ein kleines Problem. Denn täglich versuchen Sie, Ihrem Chef den Rücken freizuhalten und er schaufelt sich seinen Terminkalender wieder zu. Wo Sie ihm eben noch eine Lücke gelassen hatten, damit er zum Arbeiten kommt, jagt jetzt ein Termin den nächsten. „Sie müssen mir den Rücken mehr freihalten“, sagt er.

Das ist unfair! Sie haben alles getan, um genau das zu tun. Dass er jetzt so unter Druck steht, ist er selbst schuld. Wie also, können Sie jemanden entlasten, der offensichtlich gar nicht entlastet werden möchte?

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