Gleichwertig und gleichberechtigt miteinander umgehen – auf den Punkt gebracht steht Chefassistenz auf Augenhöhe genau dafür. Und? Funktioniert das mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef?

Vorzugsweise sind Sie beide schon das Dreamteam, das Sie sich wünschen. Sie haben beide Freude bei der Arbeit, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und fühlen sich rundum wohl miteinander.

Kommunikation auf Augenhöhe gehört dazu

Kommunikation auf Augenhöhe funktioniert schon in vielen Partnerschaften nicht. Einer hat oft das Sagen. Und Formulierungen wie „da muss ich erst die Chefin fragen“ haben auch oft einen wahren Kern, obwohl sie erst einmal lustig sein sollen. Im Job ist Ihre Chefin tatsächlich Ihre Chefin; und ihr Chef ist Ihr Chef. Die Herausforderung bei einem Hierarchiegefälle auf Augenhöhe zu kommunizieren ist um vieles herausfordernder als in der Partnerschaft. Für beide.

Sorgen Sie dafür, dass Sie respektiert werden

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„Frau Meier, ich könnte jetzt gut einen Kaffee gebrauchen“, sagt der Chef zu seiner Assistentin. Wohlgemerkt: Assistentin. Das erzählte letztens eine Teilnehmerin, nennen wir sie Susanne, im Seminar. Und jetzt? Denn das war wohl eine Bestellung, wie ich das verstehe. Und so hat Susanne das auch verstanden.

Dreamteam ist etwas anderes

Susanne fühlte sich durch die Art und Weise, wie der Chef mit ihr sprach, herabgesetzt, was ich verständlich finde. Der Chef macht mit seiner Kommunikation Chefassistenz auf Augenhöhe fast unmöglich. Seine indirekte Kommunikation verstärkt den Unterschied in der Hierarchie zwischen den beiden. Eine freundliche Ansprache wie „Wären Sie so nett, mir einen Kaffee zu machen?“, wäre respektvoller gewesen.

Mein Tipp für Mutige:  

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Jedes Mal, wenn ich Unterlagen für mein Seminar „Modernes Officemanagement“ vorbereite, zögere ich die Erstellung heraus. Warum? Weil es immer wieder etwas Neues gibt und ich meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmerin keinen alten Kram „servieren“ möchte.

Modernes Officemanagement - die Auswahl ist riesig
Es gibt so viele Tools, die Sie und Ihr Chef nutzen könnten – wer will da den Überblick behalten? Selbst die Programme, mit denen wir seit Jahren haben, kennen wir nicht so gut, als dass wir alle ihre Vorteile nutzen würden. Nehmen wir nur Outlook.

• Wer von Ihnen verschickt personalisierte Serien-E-Mails?
• Wer arbeitet konsequent mit der Aufgabenfunktion?
• Wer verschiebt E-Mails in die Aufgaben und kategorisiert sie?

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Kommunikation: Wie reagiere ich, wenn mir ein Kollege oder mein Chef die Hand aufs Knie legt?

Neulich im Seminar: Eine Teilnehmerin erzählt, dass ihr ein Kollege bei einem Abendessen die Hand aufs Knie gelegt hat. Warum? Darüber lässt sich nur spekulieren. Fakt ist aber: Ihr war das unangenehm und für sie überschritt der Kollege eine Grenze. Wir haben länger darüber diskutiert, wie man sich am besten verhalten sollte. 

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„Wer von Ihnen macht Überstunden?“, frage ich im letzten Chefentlastungsseminar. Über die Hälfte der Damen hebt die Hand.

Ob es dann so schlau ist, ein Chefentlastungsseminar zu buchen? Ja, unbedingt. Denn in diesem Training geht es darum, dass Sie Ihre eigene Organisation und die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef so optimieren, dass Überstunden schon bald der Vergangenheit angehören. 

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Ich suche nach dem richtigen Wort, wie ich einige Neuerungen am besten beschreibe. Zuerst fiel mir „lustig“ ein. Aber zum Lautlachen fand ich es dann noch nicht. „Merkwürdig“ passt da schon eher, denn irgendwie muss ich mir die neuen Richtlinien ja merken.

Überraschend finde ich auf jeden Fall diese Neuerung:  

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Jetzt noch neue Briefbögen drucken lassen? Besser nicht! Denn die neue DIN 5008 steht in den Startlöchern. Wer jetzt noch nach DIN 5008, Stand 2011, druckt, hinkt der Zeit definitiv hinterher und wirkt damit altmodisch. Alle Unternehmen, die aufrichtig kunden- und serviceorientiert sind, sollten sich von ihrer innovativen Seite präsentieren; und da gehört zeitgemäß gestaltetes Briefpapier dazu. 

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