Claudia Marbach - Sekretariatsseminar

Ich schüttele jetzt schon seit geraumer Zeit mit dem Kopf. Lese ich doch gerade in einem Newsletter für die moderne Assistenz „Notizbücher erleben eine Renaissance“. Das kommt denjenigen von Ihnen vielleicht sehr gelegen, die sich noch an ihr Notizbuch „klammern“. Doch glauben Sie nicht alles, was Sie lesen.

Notizbuch, Zettel und Post its sind out

Ich habe lange nicht mehr so etwas wenig Schlaues gelesen. In Zeiten von Homeoffice, COVID-19 und New Work sollen Notizbücher wieder in sein? Ich schüttele schon wieder mit dem Kopf. Und dann steht da noch, dass es wichtig sei, dass ich mein Buch immer dabei habe. Verrückt.

Erst neulich sprach ich mit meinen Teilnehmerinnen darüber, wie digital sie schon organisiert sind. Ich bekomme das schnell heraus, indem ich nach den Retrotechniken frage, die sie noch benutzen. Wer notiert To-dos auf einem Block? Die meisten Hände schnellen in die Höhe. Wer schafft es, fast nichts mehr auszudrucken? Die meisten Hände bleiben unten.

Realität ist heute in vielen Büros noch, dass viele E-Mails ausgedruckt und Prioritäten handschriftlich notiert werden. Das kann man machen, geht aber wesentlich einfacher, wenn man bereit ist, sich der digitalen Welt zu stellen.

Die Welt von heute ist im Überholmodus. Was gestern noch aktuell war, ist heute schon kalter Kaffee. Ich selbst entdecke immer wieder neue Tools und bin begeistert, wie man sich heutzutage digital organisieren kann.

Arbeiten Sie noch wie ich früher?

Das schwierige an der Chefentlastung ist nicht, moderne Methoden für eine funktionierende und wirksame Chefentlastung anzuwenden. Das schwierige ist in der Regel das Zwischenmenschliche, die Kommunikation zwischen der Assistentin und der Chefin oder dem Chef.

Ein Beispiel

Karin berichtet im Seminar darüber, dass ihre Chefin ihr die Chefentlastung erschweren würde. Sie sei bereit, sich voll und ganz auf die Prioritäten der Chefin einzulassen und ihre eigenen Prioritäten hintenanzustellen. Das hört sich erstmal gut an, wenn die Chefin bestimmen darf, was dringend und wichtig ist. Also zumindest was die Chefentlastung angeht.

Immer, wenn Karin ihre Chefin fragt, was sie als nächstes machen soll, reagiert die Chefin mürrisch. Dabei müsste sie ihr nur einfach sagen, was sie will und Karin würde sich nach ihr richten.

Meine Meinung

In der Netflix-Serie „Killing Eve“ wird die Auftragskillerin von einem männlichen Kollegen immer mal wieder Schätzchen genannt. Jetzt bringt die Gute fast täglich Menschen um und ist immer noch ein Schätzchen. Das gibt mir zu denken.

Gibt es vergleichbare „Kosenamen“ für Männer, mit denen man sie herabsetzt? Ich denke gerade an „Hase“; aber das würde ja keine Frau zu einem Mann im Job sagen. Also ich nicht. Wohingegen „Schätzchen“ oder wenn man über eine Frau redet „die Maus“ schon weitverbreitet sind. Ich höre Bekannte so über Frauen reden. Ein interessantes Phänomen im Jahr 2020. Geglückte Emanzipation und gelebter Feminismus sehen anders aus.

Eine gute Position schützt Sie nicht

Ich sprach letztens mit einer guten Freundin, die in einer großen Kanzlei als Anwältin arbeitet. Geht sie zum Mandanten mit ihrem Assistenten, wird der Assistent als erster begrüßt, in der Annahme, er sei der Chef. Ist das chauvinistisch oder sexistisch? Auf jeden Fall findet meine Freundin es etwas verstörend.

Mich haut es gelegentlich aus den Socken, wenn in Office 365 wieder irgendetwas aktualisiert wurde und ich denke „Nä, das geht auch?“.

Dass sich technisch gerade unglaublich viel tut, ist wohl niemandem entgangen. Man kann das mitmachen, muss man aber nicht. Aber auf die ganzen digitalen Angebote zu verzichten, die uns unsere Arbeit erleichtern, wäre ganz schön nachlässig. Und trotzdem höre ich immer wieder „Man muss nicht alles mitmachen.“ Nein, das muss man nicht.

So habe ich früher gearbeitet

Vor etwa 25 Jahren habe ich meine To-dos auf Papier festgehalten. Auf einem Block, in dem ich die Seiten vor- und zurückschlagen konnte, stand, was ich zu tun hatte. Ich habe auch Aufgaben, die ich am Vortag nicht geschafft hatte, auf den nächsten Tag „übertragen“, also sie nochmal hingeschrieben.

Machen Sie das noch? Wenn ich die Frage im Seminar stelle, bleiben zuerst alle Hände unten. Wenn ich nochmal frage, gehen die ersten Hände in die Höhe – heißt: „Ja, ich arbeite noch wie vor 20 Jahren“.

Retrotechniken sind weit verbreitet

Wenn Sie das auch noch tun, ist die gute Nachricht: Sie sind nicht allein. Viele andere Assistentinnen setzen immer noch auf Retrotechniken. Klar können Sie das machen. Aber ganz ehrlich: Das ist ein wenig so, als würden Sie lieber mit dem Pferd zur Arbeit reiten, statt den Wagen zu nehmen.

Was mache ich, wenn …

Wer zeitgemäße E-Mails und Briefe schreiben und nicht die üblichen, langweiligen Floskeln verwenden möchte, der muss sich schon ins Zeug legen.

Ich verrate Ihnen drei wichtige Regeln, die Ihnen helfen, moderner zu formulieren.

Regel Nummer 1

Trauen Sie sich etwas. Das, was andere schreiben, zu kopieren, ist langweilig. Sie ziehen sich ja auch nicht an wie alle anderen. Es gilt also: Wer nicht wagt, der nicht gewinnt. Kreativ zu formulieren bedeutet auch, sich etwas zu trauen. Be different!

Regel Nummer 2

Schreiben Sie mehr so wie Sie sprechen. Wenn Sie das beherzigen, fallen Sätze wie „In der Anlage übersende ich Ihnen“ sofort hinten rüber. Sie würden eher schreiben „Ich schicke Ihnen heute“ oder „Sie erhalten heute von mir“. Das finde ich persönlich schon besser. Nicht perfekt, aber besser.

In einem Gespräch neulich mit einer Teilnehmerin fragte sie mich bei einem Wort, ob das die Schreibweise nach der neuen Rechtschreibung sei oder nach der alten.

Also: Am 1. August 2007 endete in Deutschland die Übergangsfrist, in der Abweichungen vom Regelwerk in den Schulen noch toleriert wurden. Das war vor über 12 Jahren. Wieso sprechen Menschen heute noch über eine neue oder alte Rechtschreibung?

Mir ist egal, wie etwas vor 2007 geschrieben wurde. Es gibt eine einzige, gültige Rechtschreibung. Und das ist nicht die neue, sondern einfach nur die deutsche Rechtschreibung.

Und die sieht diese Schreibweisen, über die man überall stolpert, nicht vor: