Claudia Marbach - Sekretariatsseminar

Die meisten Menschen möchten gemocht werden. Nicht um jeden Preis. Nur einfach dafür, dass sie so sind, wie sie sind.

Lesen Sie hier, welche schlechten Gewohnheiten Sie leicht abstellen können, damit Sie sympathisch wirken, ohne sich wirklich verbiegen zu müssen.

1. Schlechte Gewohnheit: Ganz der Morgenmuffel

„Ich bin morgens noch nicht so gut drauf“, rechtfertigt der Morgenmuffel sein schlechtes Benehmen. Und lässt alle anderen spüren, wie schwer er „in die Pötte“ kommt.

Ganz ehrlich: Es gehört nicht viel dazu „Guten Morgen“ zu sagen, statt gar nichts zu sagen oder sich ein unfreundliches „Morgen“ rauszuquetschen. Ihre Kollegen haben Ihnen nichts getan (hoffentlich) und Ihre offen zu Tage getragene schlechte Morgenlaune nicht verdient. So machen Sie sich keine Freunde.

2. Schlechte Angewohnheit: Nur von sich erzählen

Jemandem zuarbeiten, sie oder ihn bei seiner Arbeit zu unterstützen, kann doch gar nicht so schwierig sein. Oder?

Ich finde, dass eine wirkungsvolle Chefentlastung anspruchsvoll ist.

Denn: Die meisten Chefinnen und Chefs erwarten, dass sich die Assistentin auf sie einstellt. Und das ist ihr gutes Recht, finde ich. Im Zweifelsfall prallen jedoch unterschiedliche Charaktereigenschaften aufeinander.

Der Chef ist vielleicht chaotisch, die Assistentin arbeitet strukturiert.
Die Chefin gibt offen Feedback, die Assistentin ist sehr empfindlich.
Der Chef hält sich nicht an Absprachen (was kümmert mich mein Geschwätz von gestern?), die Assistentin ist verbindlich und nicht so flexibel.
Die Assistentin ist Perfektionistin, der Chef denkt „Hauptsache läuft“.

Ein Kollege weiß immer alles besser? Eine Kollegin hält scheinbar Informationen zurück, die andere telefoniert zu laut? Ihr Chef scheint gleichgültig, obwohl er ständig zu spät zu Terminen kommt und Kollegen Fristen nicht einhalten? Sie hören sich manchmal sagen „Das macht mich wahnsinnig“?

Wer hat behauptet, dass die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Charakteren und grundverschiedenen Eigenschaften und Werten anderer Menschen einfach ist? Ist sie nicht!

Empfehlungen von Partner und Freunden sind da auch keine Hilfe. Kennen Sie diese vermeintlich tröstenden Ratschläge auch?

„Du darfst dir das alles nicht so zu Herzen nehmen.“
„Vielleicht bist du da einfach auch zu empfindlich.“
„Jetzt steigere dich doch da nicht so rein.“
„Du nimmst das alles viel zu persönlich.“
„Vielleicht verstehst du das auch falsch.“
„Frag dich mal, ob das nicht auch was mit dir zu tun.“
„Vielleicht bildest du dir das ja auch nur ein.“

Definieren wir am besten zuerst einmal was eine Floskel ist. Wenn Sie das nachschlagen, oder besser googeln, erhalten Sie als Definition „eine nichtssagende, formelhafte“ Redewendung.

Fragen Sie sich am besten selbst: Möchten Sie Ihre Zeit damit verbringen, nichtssagende, formelhafte Redewendungen in E-Mails zu lesen? Während Sie vielleicht noch überlegen, wie schlimm Sie das fänden, ich möchte das nicht.

Bei Antworten auf Beschwerden fehlen den vielen die passenden Worte

„Wir bitten die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen.“ Das haben Sie sicher auch schon irgendwo gelesen, gehört oder selbst als E-Mail erhalten.

Meine Meinung: Gerade bei Antworten auf Beschwerden, halte ich es für wichtig, dass sich „der Beschwerdeführer“ ernstgenommen fühlt. Damit würde er bestenfalls besänftigt und bliebe als Kunde erhalten. Mit Floskeln werden Kunden zusätzlich verärgert, weil sie sich nicht gehört fühlen.

„Anlässlich Ihres 30-jährigen Mitarbeiterjubiläum möchten wir …“ So beginnen viele Gratulationen an Mitarbeiter. Schade!

Nach 10, 20 oder 30 Jahren Betriebszugehörigkeit ist eine Gratulation das mindeste, finde ich. Jeder, der einem Unternehmen schon so lange die Treue hält, freut sich über ein paar wertschätzende Zeilen. Und da beginnt das Problem: Die meisten Unternehmen greifen zu uralten Floskeln, die so gar nicht wertschätzend sind. Ganz im Gegenteil: Einige Briefe sind so gedankenlos und oberflächlich formuliert, dass sie nicht motivierend und wertschätzend verstanden werden; der Empfänger empfindet sie mehr als Schlag ins Gesicht.

Vermeiden Sie diese beliebte Grammatikfalle bei Jubiläumsschreiben

Sie schreiben bislang „wir gratulieren zu Ihrem 10-jährigen Mitarbeiterjubiläum“? Die gute Nachricht ist: Das schreiben die meisten Menschen. Die schlechte Nachricht ist: Das ist grammatikalisch falsch.

Ein 10-jähriges Jubiläum dauert 10 Jahre, ist also eine fortwährende Party.

Richtig muss es heißen: 10. Jubiläum oder der 10-jährige Betriebszugehörigkeit.

Jemandem mit individuellen Worten zum Geburtstag zu gratulieren ist schon anspruchsvoll. „Herzlichen Glückwunsch und alles Gute für das neues Lebensjahr“ fällt einem so gerade noch ein. Der Burner ist das nicht. Jemandem zu gratulieren, den man gar nicht oder nicht gut kennt, und dabei herzlich und einfühlsam zu formulieren, erscheint nahezu unmöglich. Und trotzdem muss man das manchmal machen wegen der geschäftlichen Verpflichtungen.

Den meisten Menschen fallen dann Formulierungen ein wie diese:

Auch wir reihen uns in die Schar der Gratulanten ein
Wir wünschen Ihnen im Kreise Ihrer Lieben ...
Anlässlich Ihres Geburtstag möchten wir Ihnen unsere herzlichsten Glückwünsche übermitteln

Mein „Lieblingssatz“ lautet: Sie haben heute Geburtstag.

Meine Meinung: Haha, das weiß ich.

Die Antwort muss lauten „ja, klar“. Denn anders kann die Chefentlastung gerade für viele nicht funktionieren. Denn immer noch arbeiten die meisten im Homeoffice. Waren Vorgesetzte „früher“ viel geschäftlich unterwegs, sind sie jetzt in Online-Meetings oder haben selbst so viel zu tun, dass ihnen die Zeit fehlt, sich mit Ihnen abzustimmen. Die Annahme, dass es im Homeoffice entspannter zugehen könnte als im Büro, hat sich für viele als Irrtum herausgestellt.

Das Homeoffice fordert Sie in Sachen Chefentlastung doppelt heraus

Effektiv miteinander arbeiten und die Zusammenarbeit reibungslos gestalten – ein Träumchen! Und es funktioniert. Nur: Im Homeoffice ist es manchmal etwas schwieriger zu bewerkstelligen, den Überblick über die laufenden Vorgänge zu behalten.