„Ich bin mehr der Papiertyp. Ich muss was in der Hand haben“. Das höre ich in meinen Seminaren ganz oft.

Ganz ehrlich: Das kann jeder machen, wie er möchte. Und wenn Sie finden, dass Sie damit gut zurechtkommen, statt sich digital zu organisieren, dann muss das so sein. Es kann allerdings passieren, dass es Konsequenzen für Sie hat, wenn Sie E-Mails ausdrucken und handgeschriebene To-do-Listen führen.

Deshalb verstehe ich, wenn Sie mehr der Papiertyp sind

Wenn Sie gewohnt sind, Dinge in einer bestimmten Art und Weise zu erledigen, dann fühlen Sie sich damit sicher. Sie sind in Ihrer Komfortzone. Sie wissen, wie es geht, was Sie tun, wie Sie vorgehen müssen – Rituale geben Ihnen Sicherheit.

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Wenn ich heute an „früher“ denke, muss ich schmunzeln. Aus heutiger Sicht habe ich echt lustige Sachen gemacht.

Tageskopien – weiß noch jemand, was das ist? Von jedem erstellten Brief habe ich zwei Kopien gemacht, bevor er verschickt wurde. Eine Kopie für die Ablage, zum Thema oder Projekt gehörig. Eine Kopie für den Tageskopie-Ordner. Ja, ich fand das damals schon minder schlau. Mein Chef wollte das so. Seine letzte Assistentin hatte das auch so für ihn organisiert. Und ich habe das brav so weitergemacht.

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Die Zeiten, in denen die Assistentin Sekretärin hieß, sind vorbei. Die Zeiten, in denen die Sekretärin lediglich auf Anweisung aktiv wurde, sind vorbei. Die Zeiten, in denen ich mich als Sekretärin nicht kaputt gemacht habe, sind vorbei.

Heute sieht es so aus:

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In einem Spielfilm vor vielen Jahren sagte mal jemand „Das Internet setzt sich nicht durch.“ Ich fand das damals lustig und heute wissen wir alle, dass das nicht stimmt. Nein, es geht nicht wieder weg. Das wird nicht passieren. Das Internet und digitales Arbeiten gehören zu unserem Leben wie elektrisches Licht und Autos statt wie früher Kerzen und Pferdekutschen.

Neue Zeiten – neue Rituale

Deshalb müssen wir alle mit veränderten Umständen klarkommen. Und das ist auch gut so. Denn die schöne neue Welt mit ihren modernen Tools und praktischen Hilfsmitteln bietet uns so viele Möglichkeiten, unsere tägliche Arbeit maßgeblich zu erleichtern, wie wir wohl nie zu hoffen gewagt hatten. Die digitalen Veränderungen beeinflussen unsere Leben vehement. Begrüßen Sie sie mit Wohlwollen und offenen Armen. Sie können davon nur profitieren.

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Die digitale Chefassistenz ist da. Jetzt. Sie ist Realität und keine Zukunftsmusik mehr.

Seit über einem Jahr arbeiten die meisten von uns im Homeoffice. Die Umstände haben sich von einem auf den anderen Tag verändert.

Und die Frage, die Sie sich bestimmt gestellt haben: Wie assistieren Sie einer Chefin oder einem Chef, den Sie nicht sehen. Nicht einmal alle zwei Wochen, sondern einfach gar nicht beziehungsweise nur virtuell.

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Neulich im Webinar – ich frage die Assistentin: „Welches Thema interessiert Sie besonders?“

Sie antwortet: „Vielleicht, wie ich es vermeide so oft Ähm zu sagen."

Ich verstehe natürlich, was sie meint; das hat sie ja gesagt. Doch besonders klar wirkt die Antwort nicht.

In Gehaltsverhandlungen sind Selbstbewusstsein und Klarheit gefragt.

Stellen wir uns ein Gehaltsgespräch vor. Der Chef fragt „An wieviel haben Sie denn gedacht?“. Und die Assistentin antwortet „Vielleicht so 250 Euro, oder so.“

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Im Onlinetraining „Büroorganisation 4.0“ frage ich meine Teilnehmerinnen natürlich danach, wie sie sich organisieren. Machen sie sich noch Notizen auf Papier, läuft der Informationsfluss mit dem Chef weitgehend analog oder eher digital? Drucken sie gelegentlich E-Mails aus, gibt es handgeschriebene Check- oder To-do-Listen?

Häufig verblüffen mich die Antworten. Denn viele Assistenzen organisieren sich so, wie ich das vor mehr als 25 Jahren auch getan habe; sie schreiben ihre To-dos auf einen Block. Wow. Ich bin nicht nur verblüfft, sondern auch beeindruckt, wie die Damen die viele Arbeit analog bewältigen und den Überblick behalten. 

Und: Viele sagen „Ich brauche meinen Block, auf dem ich mir Notizen mache“.

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