Claudia Marbach - Sekretariatsseminar

„Ist das falsch, wenn ich das so schreibe?“ fragte mich letztens eine Teilnehmerin in einem Korrespondenz-Webinar.

Gibt es überhaupt „falsche Korrespondenz“?

Meine Meinung: Es gibt nur ganz wenige Formulierungen, die wirklich falsch sind. Die meisten sind richtig, Grammatik und Rechtschreibung sind korrekt, sie sind nur langweilig, altmodisch und wirken wie Floskeln.

„Beigefügt erhalten Sie unseren Prospekt“ ist eine der grammatikalisch falschen Konstruktionen. Richtig, und noch lange nicht schwungvoll, wäre „Sie erhalten den beigefügten Prospekt“. Ebenso ist es falsch, wenn Sie schreiben „Sie erhalten unseren Newsletter 14-tägig“. Da Sie den Newsletter nicht an vierzehn aufeinander folgenden Tagen verschicken, sollten Sie schreiben „14-täglich“, also alle 14 Tage. Die Hitliste der Rechtschreib- und Grammatikfallen ist lang.

Mein Leben hat sich, seitdem ich mit OneNote arbeite verändert. „Echt jetzt?“. Ja, echt jetzt.

„Wo habe ich das?“, fragte ich mich früher oft. Oder „Susanne, weißt du, wo …?“ Solche Fragen stelle ich nicht mehr. Solche Fragen stellen wir, meine Kollegin und ich, einander nicht mehr. Es steht immer alles in unseren OneNote-Notizbüchern. Und ganz ehrlich: Wer nicht damit arbeitet, hat etwas verpasst.

Mit OneNote revolutionieren Sie Ihre eigene Arbeit und die Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef und die Chefentlastung erreicht mit OneNote eine neue Dimension.

Wow, wer hätte gedacht, dass die Arbeit im Homeoffice so anstrengend sein kann? Zumal für viele von Ihnen Homeoffice auch Homeschooling bedeutet. Lustig, es gibt neue Wörter. Das ist aber auch das einzig Lustige an der Gesamtsituation, in der wir uns gerade befinden.

Ich versuche, Kontakt zu Ihnen, meinen Teilnehmerinnen und Teilnehmern, zu halten. Einige habe ich in den letzten Tagen in Webinaren gesehen. Das fand ich super.

Sie haben mir gesagt, dass das Webinar eine schöne Abwechslung sei und Sie das Homeoffice gleichzeitig für Ihre wirkungsvolle Weiterbildung nutzen können – interaktiv, wie Sie es aus meinen Trainings kennen.

„Hat Frau Richter sich gemeldet wegen der Teilnehmerzahl für nächste Woche?“, fragte ich Susanne vor ein paar Wochen. Ich wollte ein firmeninternes Training vorbereiten und mich schlau machen, wie viele Personen teilnehmen.

„Steht alles in OneNote“, antwortete sie. Erst denken, dann fragen, dachte ich. Das Hirn dabei zu haben, reicht eben nicht. Eingeschaltet sollte es sein.

Dabei hätte ich es wissen müssen: Seit zwei Jahren arbeite ich schon intensiv mit OneNote und es hätte mir klar sein müssen, dass wir digital so aufgestellt sind, dass alle Informationen, die wir benötigen im Wundertool OneNote enthalten sind.

Ich weiß gar nicht, wie ich mich, mein Büro, meine Seminare, ohne dieses digitale Notizbuch organisiert habe. Versuche ich mich zu erinnern, habe ich oft Informationen gesucht und war gestresst und verärgert, wenn ich etwas nicht sofort gefunden habe. Solche Situationen erlebe ich nicht mehr.

Ich hätte nicht gedacht, dass ich irgendwann per Webinar meine Ideen, Anregungen und Tipps mit Ihnen teilen würde. Vielleicht halten Sie mich für naiv, so zu denken. Ich war immer davon überzeugt, dass ein Seminar von der Präsenz der Teilnehmer und des Trainers lebt, vom Austausch untereinander, der Atmosphäre, dem Spannungsbogen, der Abwechslung von Spaß und Ernsthaftigkeit und natürlich der Praxisnähe des Vermittelten.

Und dann werden wir mit COVID-19 konfrontiert, einer Wirklichkeit, die vermutlich keiner von uns je für möglich gehalten hatte. Und wir werden damit konfrontiert, wie es ist, nicht mal nur einen Tag im Homeoffice zu arbeiten, sondern täglich, wochenlang. Spätestens jetzt merken wir, ob wir für eine Chefassistenz in digitalen Zeiten gewappnet sind. Jetzt ist sie Realität. Und wie waren Sie darauf vorbereitet?

Ich bin es gewohnt „zuhause“ zu arbeiten. In meinem Zuhause habe ich ein richtiges Büro, sogar einen Konferenzraum für Meetings und kleine Seminare. Für mich ist Homeoffice-Arbeit ganz normales Arbeiten. Und da ich das schon ein paar Jahre so mache, habe ich ein paar Tipps für all die zusammengestellt, für die das momentane Arbeiten von zuhause eine neue Herausforderung ist.

1. Waschen und ordentlich kleiden

Nicht die Wäsche waschen, sondern sich selbst, ist gemeint. Sich ungeduscht in Jogginganzug oder anderer Kuschelkleidung an den Arbeitsplatz zu setzen, führt dazu, dass man das Ganze nicht so richtig ernstnimmt. Zuhause arbeiten bedeutet, ganz normal zu arbeiten. Und deshalb geben Sie dem ganzen am besten durch die herkömmliche Morgenhygiene und ordentliche Kleidung den professionellen Rahmen, den es verdient.

2. Nicht lümmeln, sondern ordentlich sitzen

Es mag verlockend sein, im Bett die ersten E-Mails zu beantworten und dann auf dem Sofa damit weiterzumachen mit dem Laptop auf dem Schoß. Das scheint irgendwie lässig zu sein. Sie heben damit die Trennung zwischen Berufs- und Privatleben komplett auf und arbeiten weniger konzentriert. „Was habe ich gerade geschrieben?“ und „Habe ich das jetzt schon geschrieben?“, fragen Sie sich dann öfter, während Ihre Familie um Sie herum lebt.

Schaufeln Sie sich einen separaten Arbeitsplatz frei, an dem Sie ungestört arbeiten können und legen Sie bewusst Pausen ein, um zu essen oder am Familienleben teilzunehmen.

„Wir leben wie in einer Blase“, sagte mir erst gestern eine Seminarteilnehmerin, die gerade im Homeoffice arbeitet. Das Homeoffice als Herausforderung – so schnell kann es gehen.

Für viele ist das Arbeiten von zu Hause aus Neuland. Ja, einige von Ihnen haben ab und an mal zu Hause gearbeitet; aber für die gemeine Assistenz war das Arbeiten von zu Hause aus bislang ein Novum. Viele Chefs und Firmen vertreten immer noch die Auffassung, dass man das mal machen könne, wenn das Kind krank ist oder man selbst. Und jetzt? Jetzt geht ohne Homeoffice gar nichts mehr. Das „nice to have“ ist zur notwendigen Überlebensstrategie geworden.

Viele trifft es unvorbereitet

„Frau Marbach, ich bin so froh, dass ich in Ihrem Training war und ich mich mittlerweile digital organisiere. Mein Chef wollte erst nicht, hat dann aber mitgezogen“, sagte mir gestern eine Mitarbeiterin einer Personalabteilung, die jetzt ebenfalls im Homeoffice arbeitet. Gleichzeitig erzählt sie, dass Kolleginnen, die sich immer noch vorwiegend analog organisieren, im Homeoffice an ihre Grenzen kommen.

Soll ich lachen oder weinen?