Es gibt Seminare, die heißen „Modernes Office-Management“. Auch eines meiner Trainings ist so betitelt. Und während ich mir die Inhalte des Seminars durchlese, überlege ich, ob Sie als Sekretärin/Assistentin hauptsächlich das Office managen, also das Büro organisieren.

Wenn Sie den englischen Begriff „Office-Management“ nämlich ins Deutsche übersetzen, finde ich, dass das „Büro organisieren“ nicht wirklich die Tätigkeiten trifft, die die meisten Assistentinnen täglich verrichten oder die Herausforderungen korrekt bezeichnen, denen Sie sich gegenüber sehen.

Vielmehr jonglieren Sie als Assistentin aus meiner Sicht auf ganz vielen Ebenen und sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber.

Die Chefin – der Chef

Es gibt Assistentinnen, die eine wunderbare, offene Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten pflegen. Das Verhältnis ist geprägt von gegenseitigem Respekt; Probleme, sofern es welche gibt, werden offen angesprochen. 

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Ich halte mich auf dem Laufenden, damit ich Sie auf dem Laufenden halten kann; also schmökere ich mich durch Blogs, Literatur, Newsletter und alles, was mir so vor „die Flinte“ gerät.

Neulich las ich, dass, wenn der Chef sich nicht an Abmachungen hielte, man ihn „bestrafen“ solle. Dann bekäme er eben mal morgens keinen Kaffee hingestellt; und wenn er sich an Abmachungen hält, dann könne man ihm auch mal seine Lieblingskekse hinstellen.

Echt jetzt? Ich habe diese Empfehlung mehrmals gelesen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um Satire handelte. Tat es nicht.

Ich möchte nicht bestraft oder belohnt werden

Die Vorstellung, dass mich eine Kollegin oder Mitarbeiterin belohnt und bestraft, löst bei mir Befremden aus. Wie kommt man allen Ernstes auf die Idee, so etwas zu empfehlen. Und: Nicht mal in einem aktuellen, seriösen Erziehungsratgeber lesen Sie, dass man Kinder bestrafen oder belohnen solle.

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Benimm-Trainer A. Schmidt rät: nicht gleich vorwurfsvoll werden. So steht es in der Süddeutschen Zeitung. Dann bin ich mal gespannt, was Herr Schmidt zu sagen hat.

„Sie haben keine Maske auf“ würde er nicht sagen, das sei vorwurfsvoll. „Warum tragen Sie keine Maske?“ ist seine Empfehlung.

Ich „beleuchte“ die Empfehlungen mal unter verschiedenen Aspekten und gebe Ihnen Beispiele, damit Sie sich selbst ein Urteil bilden können.

Beispiel 1

Der Reißverschluss an meiner Aktentasche ist schon mal geöffnet, während ich durch ein Bahnhofviertel zum Zug schlendere. Das ist nicht sehr schlau von mir.

„Der Reißverschluss an Ihrer Tasche ist geöffnet“, sagen Passanten dann schon mal zu mir. „Danke, sehr aufmerksam; und danke für Ihre Sorge“, sage ich dann. Ich finde das nett. Ich finde das auch nicht vorwurfsvoll. Es ist eine Feststellung. Ich kann darauf reagieren, wie ich möchte. Vorgeführt fühle ich mich nicht.

Würde ich gefragt „Warum ist der Reißverschluss geöffnet?“ würde ich genötigt, einem fremden Menschen eine Erklärung über mein Verhalten zu geben. Meine Antwort müsste lauten, wenn ich ehrlich bin „Weil ich das schon mal vergesse“, oder gar „Weil ich mitunter dusselig bin“. „Warum“ finde ich als Frage fast immer unpassend, weil es das Gegenüber in eine unnötige Erklärungsnot bringt.

Beispiel 2

Angenommen, ich hätte eine Laufmasche in der Strumpfhose. 

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Geben Sie es zu, Sie haben auch schon an Weihnachten gedacht, oder?

In Zeiten von COVID-19 können Sie Geschäftspartnern nicht das übliche Blabla zu Weihnachten schicken. Und, seien wir mal ehrlich, ein „Bleiben Sie gesund“, mag ehrlich gemeint sein ist aber zur neuen Floskel geworden. Das werden in diesem Jahr nahezu alle schreiben. Wollen Sie es sich so einfach machen oder ehrliche Anteilnahme und Einfühlungsvermögen beweisen?

Und: Sie wissen wahrscheinlich auch nicht, ob Ihr Geschäftspartner an COVID-19 erkrankt war, noch mit Spätfolgen zu kämpfen hat (Beeinträchtigung des Geschmackssinns ist noch das geringste Übel) oder gar jemanden verloren hat.

Wenn Sie sich zu Weihnachten gegenüber Geschäftspartnern einfühlsam zeigen möchten, habe ich einen Text für Sie entworfen. Vielleicht gefällt er Ihnen. 

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Ich bin häufig überrascht, wie lange es Vorgesetzten gelingt, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Weiterbildungen fernzuhalten.

Abgesehen von „Wir haben kein Budget“, ein Totschlag-Argument, ist die nächste Ausrede „Sie können doch schon alles“. Wenn ich das höre, denke ich immer „Was für ein Schwachsinn“.

Also: Ich kann nicht alles. Sie? Wohl kaum. Und auch diejenigen, die schon seit 20 Jahren den gleichen Job machen, sind weit entfernt von Alleskönnern.

Was steckt dahinter?

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb Chefs sowas von sich geben. Ich glaube, diese fünf Gründe stecken dahinter, weshalb Chefs versuchen, Weiterbildungen zu verhindern:

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Wenn ich an meine Zeit als Assistentin denke, war auf Augenhöhe mit dem Chef zu kommunizieren eher die Ausnahme und ich musste mir das schwer erkämpfen. Ja, „erkämpfen“ ist der richtige Ausdruck dafür.

„Claudia“ säuselte mein vorletzter Chef, wenn ich zu ihm ins Büro kommen sollte. Und wenn ich zum Diktat antanzte, ja, das gab es früher noch, sagte er „Setzen Sie sich Mädchen“. Das waren schon besondere Eigenheiten, die mein damaliger Chef zu bieten hatte. Und ich musste mich sehr zügeln, um darauf gelassen zu reagieren und mit der Gesamtsituation konstruktiv umzugehen. Ich habe mir bei jeder sich bietenden Gelegenheit Respekt verschafft; das war nicht einfach, aber notwendig.

Es ist ein schmaler Grat zwischen „Ich halte Grenzüberschreitungen aus“ und „Ich setze mich dagegen zur Wehr“. Schließlich möchten Sie es sich nicht mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef verscherzen und sie oder ihn trotzdem in die Schranken weisen, wenn Ihnen etwas gegen den Strich geht. Eine Situation zu „ertragen“ wäre sicherlich die falsche Entscheidung.

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Floskeln vermeiden und neuen Schwung in altmodische Texte bringen

„In der Anlage übersende ich Ihnen meine herzlichsten Glückwünsche“ - das schreibt keiner. So weit sind wir alle schon. Aber vor „Anlässlich Ihres Geburtstags übermittle ich Ihnen meine herzlichen Glückwünsche“ schrecken viele nicht zurück. Dabei ist dieser Satz genauso Floskel, langweilig und eine Zumutung für das Geburtstagskind wie der Anlage-Satz.

Ich habe eine kleine Auswahl für Sie zusammengestellt von beliebten und gleichzeitig, aus meiner Sicht, misslungenen Formulierungen in Geburtstagsgratulationen. 

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