Ob Sie es glauben oder nicht: Ein „Kumpel“ im Fitnessstudio begrüßt mich immer mit Küsschen und „Hallo Häschen“. Und während ich das so schreibe, überlege ich, wie ich das finde. Ich nehme das sehr wohl wahr und schmunzele darüber. Irgendwie finde ich das liebevoll, zumal ich mich nicht so als Häschen fühle. Hinzu kommt, ich mag diesen Menschen. Er ist nett und ich habe nicht das Gefühl, dass er versucht, mich dadurch herabzusetzen. Sollte sich unsere Beziehung zueinander ändern, ändert sich vielleicht auch meine Beurteilung des bisher als liebevoll wahrgenommenen Häschens. 

Im Job sähe das für mich anders aus 

Was aber würde passieren, mich spräche jemand in beruflichen Kontext mit „Häschen“ an? Das fände ich dann nicht mehr so liebevoll, sondern eher herabsetzend. Ist mir das schon passiert? Nein. Und besser ich bereite mich emotional und verbal darauf vor. Man weiß ja nie.

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Es gibt immer wieder Teilnehmerinnen in meinen Chefentlastungsseminaren, deren Chefs sich nicht entlasten lassen, die ihnen aber sehr wohl die Teilnahme am Seminar finanziell ermöglichen. Das ist ein bisschen lustig und wie „Paartherapie – und nur einer geht hin“. 

Sich nicht entlasten lassen heißt unter anderem:

• Alles lieber selbst machen, bevor man es an seine Assistentin delegiert
• Sich nicht an Absprachen halten, die man mit seiner Assistentin getroffen hat
• Informationen gar nicht oder bruchstückhaft weitergeben
• Sich aus dem Büro „verdünnisieren“ ohne Bescheid zu geben, wohin man den Ausflug unternimmt
• Sich keine Zeit nehmen, um sich mit der Assistentin abzustimmen 

Das ist nur eine kleine Auswahl, was Chefs so einfällt, um ihre eigene Chefentlastung regelrecht zu boykottieren. Die Damen und Herren stehen sich selbst im Weg. Sie sind zwar belastet bis gestresst und finden dennoch keinen Ausweg aus dem Hamsterrad. Und damit sie selbst nichts verändern müssen, was zugegebenermaßen auch schwierig ist, schicken sie ihre Assistentin zu mir, damit sie das Unmögliche möglich macht.

Sie als Assistentin haben es in der Hand

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Sie präsentieren sich immer und Ihr Unternehmen an fünf Tagen die Woche. Ihr Auftritt soll weitestgehend souverän verlaufen? 

Ich habe fünf Tipps für Sie zusammengestellt, die Ihnen zu einem professionellen Auftritt verhelfen. 

Ihre Wirkung auf andere Menschen steht und fällt mit Ihrer Kommunikation. Und die damit verbundenen Herausforderungen lauern an jeder Ecke. Ein Kunde am Telefon wird unverschämt, der Chef Ihres Chefs wartet ungeduldig auf Unterlagen und die lieben Kollegen halten gesetzte Fristen nicht ein. Und zu guter Letzt weiß Ihr Chef Ihre Arbeit nicht zu schätzen und würgt Ihnen noch einen rein, weil er selbst genervt und gestresst ist.  

Für Sie als Assistentin ist es wichtig, dass Sie flexibel und kompetent in herausfordernden Situationen reagieren. Warum? Ganz einfach: sich selbst zuliebe. Damit Sie gelassen, entspannt, fröhlich und professionell Ihren Job erledigen können.

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Wie möchten Sie auf andere im Job wirken? „Kompetent“ sagen viele Damen in meinem Seminar. Und wodurch wirken Sie kompetent? Was glauben Sie?

Kompetent sein bedeutet nicht automatisch, auch kompetent zu wirken. Ihre Wirkung auf Andere setzt sich aus vielen kleinen Mosaikteilchen zusammen. Fachwissen allein reicht nicht aus, um andere Menschen von der eigenen Kompetenz zu überzeugen. 

Neulich im Seminar

Eine Teilnehmerin war fest davon überzeugt, dass ihre Kompetenz und die damit verbundene Wirkung auf andere Menschen nahezu ausschließlich von ihrem Fachwissen abhängig seien. Und wie sich im Seminar herausstellte, war sie wirklich schlau, gebildet, schnell im Kopf, verfügte über ein gutes Allgemeinwissen, war gut organisiert, analytisch. Sie verkörperte so viele positive Eigenschaften, dass man fast neidisch werden könnte.

Sie fragen vielleicht zurecht „Was will die dann in einem Seminar, wenn sie eh schon alles kann?“. 

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In den letzten Wochen habe ich viele Assistentinnen in meinen Seminaren getroffen, die auf Sylt gern dabei wären. Das verstehe ich; die Veranstaltung ist super, die Insel ein Traum und der Effekt auf Ihre Arbeit und Zusammenarbeit mit Ihrem Chef deutlich spürbar. Zufriedene Teilnehmerinnen können nicht irren. 

„Vielen lieben Dank für die wundervollen Tage! Tolle Themenwahl und eine Vermittlung dieser, mit einer Leichtigkeit und soooo authentisch. Liebe Frau Marbach, jeder Mensch sollte ein Seminar bei Ihnen und Herrn Leonhard erleben dürfen. Schon heute hatte ich viel Gelegenheit, dass Gelernte anzuwenden und was soll ich sagen, es hat funktioniert. Vielen Dank und ich freue mich auf das nächste Mal." Petra Buhland, Sekretariat Leitung Kundendienst, Mercedes-Benz Vertrieb PKW GmbH Teilnehmerin der Sylter Chefassistenztage vom 1. bis 3. April 2019

Die interessierten Damen haben ihre Chefs schon auf die Teilnahme angesprochen und konnten sie noch nicht überzeugen.  

Damit es doch noch mit Ihrer Teilnahme klappt, 7 rhetorische Tipps, wie Sie Ihren Chef überzeugen

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Ich sitze im Zug und es hört sich so an, als telefonierte jemand über Lautsprecher. Ich folge den Geräuschen und tatsächlich nimmt sich die junge Frau heraus, den ganzen Wagen mit ihrem Gespräch zu unterhalten. Auf meinen Hinweis, sie könne doch Kopfhörer verwenden, reagiert sie ungehalten und mit „man könne auch kleinlich sein“ und ich solle mich ruhig beschweren. „Man kann auch schlechtes Benehmen haben“ fällt mir noch ein, dann entziehe ich mich der drohenden Schlacht. Ich bin nicht bereit, mich auf das vulgäre Niveau zu begeben, das mir da droht. 

Gut gemacht, denke ich, als ich wieder sitze und höre, dass sie trotz ihres anfänglichen Widerstands ihr Telefonverhalten verändert hat. 

Ich gerate ständig in solche Situationen
Die Liste meiner kommunikativen Herausforderungen ist lang. Ich gerate andauernd in solche Situationen, in denen ich überlege, ob ich jetzt etwas sagen soll oder nicht und wenn ja, was. In der Regel habe ich ausreichend Zeit darüber nachzudenken, wie ich vorgehen möchte. Die haben Sie im Büro vielleicht nicht immer.

Wie Sie schlagfertig auf herabsetzende Angriffe reagieren

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Ich habe mal irgendwo gelesen, dass eine Assistentin als gleichberechtigte Partnerin ihres Chefs unter anderem in der Lage sei, ihm zum richtigen Zeitpunkt konstruktives Feedback zu geben.

Das kommt mir ganz schön anspruchsvoll vor. Und doch wäre es schön, wenn Sie und Ihr Chef auf Augenhöhe miteinander umgingen. Oder was meinen Sie?

Gehört Ihr Chef zu den Vorgesetzten, die sich konstruktives Feedback wünschen? Das wissen Sie vielleicht gar nicht. Nicht jeder Chef möchte auf seine Eigenheiten hingewiesen oder gar gemaßregelt werden. Nach dem Motto „Hier sieht es wieder aus. Keine Ahnung, wie Sie sich zurechtfinden“, wenn die Assistentin seinen übervollen Schreibtisch kommentiert.

Erarbeiten Sie sich die Augenhöhe

Ich glaube, dass Sie sich einen Umgang auf Augenhöhe erarbeiten müssen. Und wie machen Sie das am besten?

Meine 5 Ideen, wie Ihnen das gelingt:

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